Cómo evitar que todo se sienta como una emergencia en el trabajo

Hay días en el trabajo en los que todo el equipo debe estar en acción, como si fuera una emergencia real, dejando todo lo que hacen para ayudar. Y en esos días, encuentras la manera de ser útil para abordar la crisis antes de volver a tu lista habitual de tareas.

Siempre que las emergencias no sean algo frecuente, estos momentos ocasionales de adrenalina son razonables. Sin embargo, algunas personas encuentran que estas emergencias son una parte habitual de la semana laboral. Siempre hay algo que “urge”. Y eso es un problema por varias razones.

Por un lado, vivir en modo de emergencia es agotador. Por otro, es difícil avanzar en cualquier plan a largo plazo en el trabajo cuando te ves obligado a lidiar con algún problema crítico que acaba de surgir.

Si todo en el trabajo se siente como una emergencia (y no trabajas, por ejemplo, en una sala de emergencias), hay algunas cosas que puedes hacer para intentar crear un ambiente de trabajo menos caótico.

Revisa tus prioridades

El trabajo es ajetreado, y las organizaciones intentan contar con el personal adecuado para encargarse de los asuntos actuales mientras se preparan para el futuro. Si todo lo que haces en el trabajo te parece una emergencia, es posible que el problema esté en tus prioridades.

Una posible causa es que estés priorizando las cosas equivocadas. A veces, trabajas en tareas que son fáciles de hacer y dejas las que son tediosas o difíciles para después. Si retrasas demasiado algunas de esas tareas, te verás obligado a hacerlas de prisa en el último momento. Debes priorizar avanzar en esas tareas antes de que el plazo se acerque demasiado.

Otra estrategia que podría estar causándote problemas es dedicar demasiado tiempo a cada cosa. Sabes que cuanto más esfuerzo le pongas a algo, mejor será el resultado. Así que, casi siempre, puedes seguir puliendo algo más antes de enviarlo.

El truco para gestionar este equilibrio entre esfuerzo y precisión es dedicar el tiempo suficiente para que sea lo suficientemente preciso como para ser aceptable. Si te enfrentas a demasiadas emergencias de trabajo, es posible que estés dedicando tanto esfuerzo a tareas que no lo merecen, descuidando otras que sí necesitan atención.

Replantea tu lista de tareas

Si estás trabajando en las cosas correctas y dedicando el esfuerzo adecuado, entonces tienes demasiado que hacer. Hay tres formas de abordar una lista de actividades abarrotada.

Es posible que te estén pidiendo hacer demasiadas cosas. Si la lista de responsabilidades que te han asignado excede el tiempo que tienes para abordarlas, entonces necesitas hablar con tus supervisores sobre qué tareas pueden ser delegadas a otros.

De manera relacionada, es posible que tengas cierto margen para elegir los proyectos que aceptas, pero dices “sí” a demasiados. A menudo, aceptas un proyecto porque parece divertido o crees que impresionarás a los superiores al ofrecerte voluntario. En el momento, parece razonable, pero cuando llega el momento de hacer el trabajo, estás abrumado. Esta experiencia común refleja la observación de que piensas en el futuro de manera más abstracta que en el presente.

En el momento, solo piensas en que disfrutarás haciendo una tarea o te beneficiará haberla completado. Pero no piensas detenidamente en cuál será tu agenda real en los días que necesitas hacer ese trabajo. Como resultado, es posible que agregues cosas a tu futuro que en realidad no tienes tiempo de hacer. En su lugar, debes comenzar a llevar una lista de tareas que incluya el número de horas que razonablemente tomará una tarea, para que puedas administrar tu tiempo futuro de manera más efectiva.

Replantea el personal

Por supuesto, puede que realmente haya demasiado trabajo por hacer. Si eso sucede, habla con el equipo sobre si es posible contratar a alguien nuevo para abordar el exceso de trabajo. Aun así, deberás analizar si se trata de una carga de trabajo permanente o si hay un conjunto de tareas temporales que necesitan hacerse.

A menudo, hay demandas fijas en tu trabajo, y luego algunos requisitos estacionales. Quizás haya informes adicionales al final de un trimestre o año fiscal, o un aumento cuando ciertos clientes necesitan ayuda. Analizar de dónde proviene la sobrecarga es crucial para decidir si el personal adicional que necesitas es permanente o temporal. Comprender esa demanda te ayudará a justificar la necesidad de personal adicional ante otros en la organización.

Conoce tu motivación

Finalmente, también necesitas entender tu propia motivación y cómo se relaciona con tu productividad. Cuando el plazo para un proyecto está lejos, es fácil no esforzarse demasiado en él. Incluso podrías encontrarte perdiendo el tiempo en lugar de comenzar un proyecto que, finalmente, necesitará completarse.

Si ese proyecto va a requerir mucho esfuerzo, sin embargo, es posible que debas trabajar en él con anticipación. Si eres el tipo de persona que necesita la presión de un plazo para avanzar en esos grandes proyectos, divídelo en partes más pequeñas y establece una fecha límite para cada una de esas partes. Eso te mantendrá en el buen camino y evitará una situación de emergencia cuando el plazo final se acerque.