5 estrategias para liderar mejor tus juntas de trabajo

El trabajador promedio en Estados Unidos pasa 37% de su jornada laboral en juntas de trabajo. Aún peor, a menudo reportan que en sus reuniones no se aprovecha bien el tiempo.

“El complejo industrial de las juntas está creciendo hasta el punto en que la comunicación eclipsa la creatividad como la habilidad central del trabajo moderno”, escribió Derek Thompson en un artículo para The Atlantic. “La reunión típica es un sumidero de tiempo, absorbiendo la atención de las personas de una manera que no puede medirse completamente simplemente contando la cantidad total de horas bloqueadas para llamadas”.

Pero aquí está el lado positivo: los líderes de equipo tienen la oportunidad de crear resultados de trabajo significativos y comunidad a partir de sus reuniones. Incluso podrías liderar reuniones que la gente realmente espere con ansias, con una planificación cuidadosa y un poco de creatividad.

Aquí te presentamos cinco estrategias para liderar mejores reuniones de equipo:

Crea una agenda claramente diseñada

La primera forma de mejorar las reuniones es aclarar el propósito de la reunión para ti como organizador y para los asistentes. Al preparar la agenda, enumera los temas que deseas incluir, luego, priorízalos sin piedad. Es probable que no logres abordar todo lo que te gustaría, así que elige lo que mejor se ajuste al propósito de la reunión, a la audiencia y al tiempo disponible. Para cada tema que agregues a la agenda, es posible que desees anotar el objetivo previsto, como por ejemplo: lluvia de ideas, discusión, alineación del equipo, toma de decisiones, creación de un plan o aprendizaje conjunto.

Me gusta incluir una o dos preguntas debajo de cada tema de la agenda. Estas preguntas deben diseñarse para demostrar el objetivo de tener una conversación, en lugar de solo un informe y hacer que los asistentes piensen en el trabajo que realizarán.

Por ejemplo, si estamos elaborando estrategias para una reunión de la junta directiva, las preguntas en la agenda podrían referirse a los pasos inmediatos desde la reunión más reciente y a lo que queremos comenzar a enfocarnos para la siguiente. Una vez que determines el propósito de la reunión, las áreas de enfoque y la agenda, considera quiénes realmente necesitan estar presentes.

Gestiona bien el tiempo

Al prepararte para la reunión, asigna una cantidad específica de tiempo para cada uno de los temas y agrégalo a la agenda. Ten en cuenta que las personas tienden a subestimar cuánto tiempo puede tomar una tarea o discusión. Por ejemplo, una discusión sobre el presupuesto puede requerir una hora, pero tal vez solo tengas la mitad de ese tiempo disponible.

Considera qué parte de la discusión puedes avanzar en el tiempo asignado. O bien, podrías determinar que el presupuesto necesita trasladarse a otra reunión para dedicarle el tiempo suficiente.

Durante la reunión en sí, mantén un ojo en el tiempo y cómo se alinea con lo planificado. Un líder debe curar la experiencia de la reunión y guiar el flujo de la conversación, aunque no necesariamente la conversación misma.

Por esta razón, gestionar el tiempo es una parte importante de la responsabilidad de un líder. Es posible que tengas que interrumpir suavemente a una persona o discusión para reenfocar la reunión. Asegúrate de finalizar la reunión en el tiempo previsto. En un mundo de reuniones consecutivas, esto es un diferenciador. Tus colegas notarán cuando gestionas bien su tiempo.

Invita a todos a contribuir a la conversación

Para crear una reunión inclusiva —y lo más importante, una cultura laboral inclusiva— ayuda a que las personas se sientan cómodas compartiendo sus ideas y pensamientos, además de contribuir a la discusión. Uno de mis consejos favoritos sobre cómo dar la mejor bienvenida a las personas en una reunión de grupo grande es tomar el ejemplo de “El Arte de Reunirse” de Priya Parker y recibirlos en la puerta. Aunque no los recibas físicamente, puedes encontrar formas de darles la bienvenida.

También puedes usar estrategias para que las personas se sientan más comprometidas y preparadas para compartir en una reunión, incluso si son introvertidos. Hay muchas maneras de lograr esto. Primero, puedes enviar la agenda con anticipación, pedir a los asistentes que reflexionen en silencio sobre un tema en la reunión antes de invitar a comentarios, o usar un mecanismo de encuesta para solicitar opiniones.

También puedes invitar comentarios (e incluso posibles disensiones) del grupo haciendo preguntas como: “¿Qué falta?” cuando presentes una idea. O podrías preguntar: “¿Qué más debemos considerar antes de avanzar con este plan?”, antes de seguir adelante. Todas estas técnicas pueden ayudar a garantizar que invites a todos a contribuir a la conversación.

Integra aprendizaje, conexión y colaboración

Los clientes a menudo me dicen que desearían tener más tiempo en su día para aprender y celebrar. La verdad es que no podemos agregar mágicamente más tiempo a nuestros días, pero podemos aprovechar el tiempo que tenemos. Por esta razón, recomiendo que los líderes dediquen tiempo para conectarse, aprender y celebrar logros dentro de las agendas de las reuniones de equipo existentes.

Cuando priorizas el lado “humano” del trabajo junto a otros temas de negocios, muestras a tu equipo que valoras el aprendizaje y el crecimiento, así como los resultados laborales. Busca inspiración en un artículo sobre tu industria, una charla TED o un podcast que esté relacionado con áreas en las que te gustaría desarrollar habilidades o discutir con tu equipo. Para celebrar más, comienza la reunión pidiendo a todos que compartan un logro profesional (o personal), o reconozcan un logro del equipo.

Aclara y sigue los próximo pasos

Por último, cierra tu reunión con una conclusión sólida. Esto puede ser una declaración formal de agradecimiento y un resumen, un momento de reflexión, o una pregunta sobre cómo la conversación influirá en su trabajo cuando vuelvan a sus escritorios.

Aclara quién es responsable de gestionar cualquier tarea que surgió de la discusión. Si durante la reunión te comprometiste a enviar información adicional a un miembro del equipo, prioriza hacerlo. Podría ser útil reservar proactivamente 15 minutos en tu calendario después de reuniones importantes, para que tengas tiempo de hacer lo que te comprometiste durante la reunión. Tu seguimiento como líder te definirá.

Cuando pides a las personas que comprometan su tiempo para asistir a una reunión, es importante avanzar en los temas de negocios. Pero ten en cuenta que también hay oportunidades valiosas para la conexión y la colaboración. Cuando están todos juntos como equipo, apunta a crear algo que de otro modo no sería posible, y verás beneficios para la productividad, el compromiso y la cultura de tu equipo.