Esto es lo que realmente agota a los gerentes (y 3 estrategias sencillas para solucionarlo)

Son las 6:14 a.m. y tú, que eres gerente en tu empresa, te despiertas con el ruido de tu teléfono en la mesa de noche. Sabes que deberías haber silenciado las notificaciones, pero la zona horaria de tu VP está tres horas adelante y, cuando ellos quieren una actualización, se espera que todos dejen lo que están haciendo.

Siete mensajes no leídos en Slack. Te da ansiedad. La revisión de los objetivos del primer trimestre era esta mañana y tu reporte directo no se actualizó las diapositivas con las métricas más recientes. Te quitas las sábanas, presionas “preparar” en la cafetera y abres tu laptop.

“¡Lo estoy haciendo!”, respondes y te metes en la presentación para hacer los cambios.

Tu día ya estaba lleno de reuniones, pero ahora tienes que encontrar tiempo para darles retroalimentación a tu equipo por no haber actualizado la presentación. Sacar a tu hijo de 5 años con zapatos iguales es pan comido comparado con lo que tienes por delante:

9:30 a.m.: Calmar a tu VP después de que llegaran a la reunión con una presentación incompleta.
10:00 a.m.: Reunión de equipo para transmitir el plan aprobado en la reunión de objetivos del primer trimestre, discutiendo las prioridades de cada miembro del equipo y distribuyendo tareas donde sea necesario.
11:00 a.m.: Entrevista a un nuevo candidato para coordinador de proyectos.
11:30 a.m.: Dirigir una reunión de lanzamiento de proyecto interfuncional.
12:30 p.m.: Hacer la reunión de retroalimentación con tu equipo sobre los errores en las diapositivas. Escuchar su retroalimentación de que en realidad fue tu culpa porque no les recordaste el día anterior.
12:55 p.m.: Comer un sándwich en tu escritorio.
1:00 p.m.: Reunión de revisión de talento con RRHH.
2:00 p.m.: Reunión 1:1 con un reporte directo para planificar los próximos pasos en un proyecto.
2:30 p.m.: Trabajar en la presentación de la estrategia para la revisión de mañana.
3:00 p.m.: Asistir a una reunión en la que también están cuatro miembros de tu equipo.
3:30 p.m.: Charla rápida con un miembro del equipo que va a renunciar en dos semanas. 3:45 p.m.: Gritar en silencio en un baño mientras te meces, pensando en la montaña de trabajo que ese miembro del equipo dejará atrás.
4:00 p.m.: El gerente pasa a actualizarte sobre un nuevo proyecto que debes asumir.
4:30 p.m.: Regresar a la presentación para la reunión de mañana.
5:00 p.m.: Correr al auto para llegar a la escuela a tiempo para recoger a tu hijo de la guardería a las 5:30 p.m.
…y lo volverás a hacer todo mañana.

Este es solo un vistazo a la vida de un gerente. ¿Parece demasiado?

Lo que debemos cambiar

Una investigación sobre el cambio de contexto dice que se necesita aproximadamente 23 minutos para recuperar el enfoque después de dejar de hacer algo, lo que convierte las reuniones seguidas de 30 minutos en un problema en sí mismas. Pero estos no serían tan problemáticos si la naturaleza de las reuniones fuera la misma.

No es el volumen de las tareas lo que realmente impacta, es el constante “cambio de altitud” de ser un socio estratégico que lidera reuniones de lanzamiento con altos ejecutivos a convertirse en diseñador de presentaciones creando diapositivas que otra persona presentará, lo que hace que el trabajo de un gerente sea tan agotador.

Como ex gerente intermedio corporativo, ahora soy consultora y entrenadora de gerentes en empresas grandes y pequeñas, el cambio constante entre el panorama general y los detalles, una y otra vez durante el día, te impide sentir que realmente puedes contribuir de manera significativa.

Podemos estar hartos de escuchar sobre el agotamiento, pero la gente todavía lo siente y cada vez con más fuerza. Según el Informe del Índice de Tendencias Laborales de Microsoft 2023, 53% de los gerentes reportaron sentirse agotados, 5% más que sus compañeros no gerentes. No es de extrañar que algunos recurran a ignorar a sus equipos.

¿Qué podemos hacer al respecto?

Aquí tienes tres estrategias simples para aliviar el agotamiento causado por el constante cambio de enfoque.

1. Agrupa reuniones similares
   Agrupa reuniones similares en los mismos días. Por ejemplo, realiza todas tus reuniones 1:1 los lunes para comenzar la semana o las reuniones de proyectos los martes, cuando los equipos estén en la oficina. Cuando tu calendario parece un queso suizo, podemos caer en la costumbre de encajar reuniones en cualquier momento que tengamos libre, pero esto refuerza la sobrecarga de tener que operar en muchos niveles diferentes en un solo día. Tal vez no puedas hacer este cambio hoy, o esta semana, pero establece como objetivo planear dos o tres semanas y comenzar a agrupar reuniones similares en los mismos días.
2. Planea y programa tiempo de concentración
   Uno de los mayores desafíos creados por la “sobrecarga de reuniones”, algo que prácticamente todos los gerentes con los que trabajo experimentan, es que prácticamente no hay tiempo para el trabajo de proyectos. Esto significa que, a menudo, el trabajo de proyectos se deja para las horas de 8 p.m. a 10 p.m. antes de que finalmente caigas rendido de agotamiento (y nos preguntamos por qué nos estamos quemando). En lugar de encajar el trabajo donde puedas, planea hacerlo. Encuentra y programa una o dos horas cada semana para trabajar en proyectos durante el horario laboral, sin programar reuniones en ese tiempo. Esto te permitirá hacer el trabajo sin perder los 23 minutos que se pierden por cambiar de contexto.
3. Delega cosas pequeñas
   A los gerentes no les gusta que hable de delegar en el contexto de la gestión del tiempo, pero lo siento, amigo, porque es tu arma secreta para recuperar más tiempo. Más que eso, te ayudará a mantener el nivel de enfoque adecuado, en lugar de meterte en los detalles todo el tiempo.

Mira todas las reuniones que tienes cada semana y las tareas que tienes por hacer; identifica qué cosas significativas podrías delegar a un miembro del equipo que te ayuden a escalar mejor. Por ejemplo, invita a un miembro del equipo a hacer una primera entrevista con un candidato potencial, omite la reunión en la que también están tus miembros del equipo y pídeles que te envíen un resumen por correo, dale otra oportunidad a ese miembro del equipo para actualizar las diapositivas y deja que se encarguen de la presentación.

Delegar estas tareas (mientras estableces expectativas claras y defines qué significa el éxito) te permite dedicar más tiempo a liderar a tu equipo.

En última instancia, el rol de un gerente intermedio es empoderar a sus equipos para que crezcan. Es imposible hacer esto cuando estamos atrapados en los detalles y apenas podemos respirar.

Anticipa esto gestionando activamente tu calendario, planeando tu trabajo y delegando de manera efectiva; no solo tendrás un equipo que se enfrente a mayores desafíos, sino que tu trabajo como gerente intermedio será mucho más fácil.