Cómo evitar las alucinaciones en las reuniones de trabajo

La inteligencia artificial (IA) generativa transforma la manera en que trabajamos, pero sus efectos no se limitan a lo que puede hacer. También puede enseñarnos sobre el lenguaje y la comunicación.

Generalmente pensamos en las alucinaciones como percepciones sensoriales (como un sonido o una imagen) que parecen reales en la mente pero que no ocurrieron en la realidad externa. En la era de la IA generativa, la palabra “alucinación” se refiere a un gran modelo de lenguaje que produce información incorrecta o inventada.

Pero las alucinaciones no son solo un problema de la IA, ya que las imprecisiones son algo igualmente común en las interacciones humanas. La mayoría de las conversaciones contienen alucinaciones, y las reuniones corporativas son un espacio especialmente propenso a ellas. 

Las reuniones son a menudo el lugar donde abordamos las tareas de comunicación más difíciles. Equilibrar prioridades, resolver preguntas aclaratorias, dar noticias… estas tareas requieren herramientas de respuestas en tiempo real y una inflexión matizada. Las alucinaciones en las reuniones ocurren cuando suposiciones incorrectas descarrilan las conversaciones. Estos malentendidos pueden dar lugar a conversaciones circulares o reuniones que no logran su objetivo. Estas alucinaciones son una pieza clave del rompecabezas de nuestra cultura de reuniones. Y es por eso que muchos desprecian las reuniones a pesar de que siguen siendo necesarias.

El concepto de terreno común

En mi subcampo de la lingüística (la pragmática) existe un concepto fundamental denominado “punto común“. Durante una conversación, el punto común se refiere a la información que todas las partes han establecido como verdadera. Si la información está en el punto común, no es necesario volver a expresarla. En mi función de científico de datos en AT&T, no sentimos la necesidad de decir cosas como: “esta es una reunión de AT&T”, “somos científicos de datos” o “esta es una reunión de trabajo”. Sin embargo, es justo decir que todas esas suposiciones están en el punto común en cualquier momento.

¿O no? El problema de las alucinaciones en las reuniones se produce cuando se tienen suposiciones comunes que no coinciden. La comprensión de una persona de lo que constituye un punto en común (por ejemplo, el propósito de la reunión, el objetivo del proyecto, el mejor resultado de la discusión, el papel del participante de la reunión) no siempre coincide con la de otra persona. Las alucinaciones en las reuniones (o suposiciones comunes que no coinciden en las reuniones) pueden conducir a un conflicto que desvíe la atención. También pueden ocultar el desacuerdo fundamental, que en realidad podría no ser sobre un requisito de solución específico, sino sobre el objetivo de la solución en general.

Abordar las alucinaciones en las reuniones reducirá la frecuencia de las mismas, aumentará la productividad en todas ellas y, quizás lo más importante, aumentará la aceptación de las reuniones.

A continuación, se indican algunas prácticas recomendadas que se pueden seguir para superar estos errores de comunicación sutiles y ocultos:

Reflexionar sobre los puntos en común antes de una reunión

Para evitar las alucinaciones en las reuniones, hay que empezar por comprender qué es lo que se considera como un punto en común. Antes de comenzar una reunión, piense en lo que quieres lograr. Considera lo que crees que es cierto sobre los temas que está tratando. Reflexiona sobre si todas las partes en la reunión comparten esta creencia.

Expresar con valentía “lo obvio” al comienzo de la reunión

Nadie quiere insistir con algo que ya está en el aire, pero vale la pena hablar sobre los supuestos comunes relevantes con los demás participantes de la reunión. De esta manera, se pueden evitar malentendidos innecesarios y pérdidas de tiempo. Ya sea que el supuesto común se refiera a los plazos, a quién le corresponde el trabajo o al objetivo general de un proyecto, tómate el tiempo de decir en voz alta lo obvio. Puede que no sea obvio para todos.

Identificar posibles brechas de comunicación reafirmando los supuestos comunes

Cuando se producen alucinaciones en reuniones, es necesario reconocer que un momento de conflicto o confusión no siempre se debe al tema de conversación. Si sientes que una reunión está tomando un rumbo desfavorable, reinicia la conversación. Puedes hacerlo restableciendo suposiciones comunes o marcando declaraciones que parezcan introducir una nueva suposición común en el contexto.

Perspectivas basadas en resultados previos no relacionados, opiniones rígidas sobre una situación basadas en una formación específica, juicios apresurados sin tener toda la información: estos son problemas comunes que muchas personas tienen en las reuniones corporativas. También son impulsores centrales de las alucinaciones de la IA y también están al acecho en nuestra cultura corporativa.

Las alucinaciones en las reuniones pueden parecer una forma extraña de pensar en las reuniones, pero una vez que las apliques, descubrirás que finalmente estás encontrando a tus colegas donde ellos están.