¿Desperdicias el tiempo en el trabajo? Elimina las 3 mayores fugas de productividad en tu jornada

Rara vez es posible ser 100% eficientes el 100% de nuestra jornada laboral. Necesitamos descansos, y trabajar con otros implica tiempo y espacio para que esa colaboración funcione. A veces un descanso o interacción necesaria puede convertirse en algo innecesario que te deja frustrado por no lograr lo que necesitabas. Entonces, ¿cómo identificar cuándo estás desperdicias tiempo en tu trabajo dedicando demasiado tiempo a un área y eliminarlo para tener más tiempo para tus prioridades?

Como coach de gestión del tiempo, estas son las maneras más efectivas que encontré para lograrlo.

Identificar tus fugas de tiempo

Conciencia honesta

 A veces ya sabes exactamente qué te está robando el tiempo. Solo necesitas ser honesto contigo mismo y estar dispuesto a abordarlo.

¿Sabes que no puedes resistirte a revisar tu correo electrónico cada vez que aparece un indicador de mensaje nuevo? ¿Crees que puedes ver un solo video de YouTube y de repente, al siguiente segundo, te das cuenta de que has visto 10?

¿Sabes que nunca puedes simplemente enviar un mensaje de texto rápido a tu mejor amigo, siempre se convierte en una conversación de texto de 20 minutos?

Escribe lo que ya sabes que te está quitando más tiempo del que debería durante el día como un compromiso para admitirlo y solucionar el problema.

Monitoreo automático

Una vez que hayas registrado lo que ya sabes, uno de los siguientes pasos más fáciles es mirar el monitoreo automático que ya está instalado en tu teléfono.

La mayoría de los teléfonos te darán un informe semanal de tu tiempo en las diferentes aplicaciones. Quizás pienses que no navegas mucho en Instagram, pero los datos podrían mostrar otra cosa.

También puedes configurar informes automáticos del uso de tu computadora si consideras que esto es un problema además del de tu teléfono.

Registro personal del tiempo

Una tercera forma de identificar tus pérdidas de tiempo es mediante el registro personal del tiempo, donde puedes registrar adónde vas, tanto dentro como fuera de la pantalla. Normalmente recomiendo registrar tu tiempo durante al menos dos días, pero si quieres un análisis más exhaustivo, documéntalo durante una semana.

Esto se puede hacer en papel, en un documento de Excel o con herramientas como Toggl o Timeular. Mis clientes a veces prefieren las opciones de software por la posibilidad de ver informes consolidados. Pero si les resultan abrumadoras, no hay problema en simplificarlas.

Si completas los tres pasos anteriores, empezarás a tener una idea clara de dónde podrías estar desperdiciando tu tiempo. Entonces es hora de actuar. Aquí tienes algunos consejos para eliminar, o al menos reducir, las tres cosas que más nos quitan el tiempo en la vida.

Eliminar tus fugas de tiempo

Tiempo frente a la pantalla

Pasar un tiempo frente a la pantalla puede ser un buen descanso mental. Pero si tus datos muestran que pasas más de 30 minutos de tiempo personal frente a la pantalla durante la jornada laboral, que no se incluyen en tus horas libres designadas, como la hora de comer, probablemente estés pasando demasiado tiempo en esa categoría.

Si no puedes usar redes sociales o sitios de noticias, activa la opción “Nuclear” en tu dispositivo, o alguna otra, para bloquearlos por completo fuera de los horarios programados y no poder deshacer la selección. También puedes agregar sitios de compras en línea o sitios de televisión o cine como Netflix o Hulu a la lista de bloqueados. Si trabajas desde casa y eres gamer, considera guardar tus controles en una caja con temporizador para que ni siquiera puedas pensar en superar el siguiente nivel.

Comunicación

Además del tiempo frente a la pantalla, la comunicación ineficiente puede ser una gran pérdida de tiempo en la jornada laboral. De hecho, la considero una de las mayores pérdidas de tiempo entre quienes trabajan muchas más horas de las que preferirían.

Para empezar, querrás reducir o eliminar las reuniones programadas que no sean necesarias. Muchas veces, un correo electrónico puede ser suficiente en lugar de una reunión. Por ejemplo, cuando me contactan personas que no conozco y me piden una reunión de 15 minutos para explicarles algo, siempre les respondo pidiéndoles que me envíen más información por escrito. Así, en menos de un minuto, puedo analizar lo que me enviaron y decidir si merece una conversación y mi flujo de trabajo no se ve interrumpido por reuniones innecesarias.

Si trabajas en una oficina, ten cuidado con las reuniones improvisadas. Pueden ser muy útiles, pero también pueden reducir la productividad. Si necesitas concentrarte y tienes una puerta, ciérrala. Si no tienes puerta o la gente te abre espontáneamente, coloca un cartel o ponte auriculares. Algunos clientes incluso llegan al extremo de establecer “horarios de oficina”, que son momentos en los que no tienen problema en charlar sin previo aviso. Fuera de ese horario, piden que se programe una reunión.

Y, por último, el correo electrónico y otras herramientas de comunicación asincrónica como la mensajería instantánea o Slack pueden consumir muchísimo más tiempo del necesario si se lo permites. Una de las mejores maneras de reducir el tiempo en estas áreas es establecer horarios específicos para iniciar sesión y responder por lotes a todos los mensajes nuevos, como al principio, a mitad y al final de la jornada laboral. Si esto no es posible, al menos date algunos espacios a lo largo del día para concentrarte en el trabajo desactivando las notificaciones y, si es necesario, activando la opción “No molestar”.

Desorganización

Una última categoría de pérdida de tiempo durante la jornada laboral es la desorganización. Se puede perder muchísimo tiempo estando perdido o extraviando objetos.

Empieza con un plan

Animo a todos mis clientes a que la planificación diaria y semanal se convierta en un hábito para tener claras sus prioridades y saber siempre qué hacer a continuación. Pero si empezar es demasiado abrumador, al menos anota las tres cosas más importantes que debes lograr ese día. Ese simple gesto puede acelerar drásticamente tu progreso en tus tareas más importantes.

Aprovecha tu energía

Si eres una persona madrugadora, reserva ese tiempo para las reuniones, dedica el mínimo tiempo al correo electrónico y termina primero tus tareas más difíciles. Si apenas te despiertas hasta las 10 a. m., haz lo contrario. Empieza a responder lentamente a los demás y a tener algunas reuniones, y luego reserva las 3 p. m. y más tarde para tu propio trabajo. No organizar tus tareas en función de tu nivel de energía puede frustrarte porque tienes tiempo, pero no la capacidad mental para trabajar duro.

Organiza tu entorno

No necesitas cajones dignos de Pinterest. Pero sí necesitas encontrar lo que necesitas cuando lo necesitas. Si tu desorganización física o electrónica te hace perder tiempo buscando cosas, tómate un tiempo para organizarte. A veces, eso significa pasar un par de horas ordenando tu escritorio y archivando cosas. Otras veces, es mejor trabajar en unos pocos papeles o carpetas al día hasta tener suficiente organización.

Rara vez aprovecharás al máximo tu tiempo. Pero siguiendo estos consejos, puedes reducir drásticamente el tiempo perdido en tareas que te quitan el tiempo para que puedas invertirlo en lo que más te importa.