Cómo trabajar 30 horas a la semana (o menos)

Aunque la semana laboral de 40 horas ha sido la norma durante generaciones, desde hace tiempo se promete que con la tecnología podríamos trabajar menos horas. Sin embargo, el trabajo puede extenderse aun más de lo que imaginamos, a noches y fines de semana.

Ya sea que quieras trabajar menos horas para tener un trabajo extra, pasar más tiempo con su familia o dedicarse a sus propios intereses y aficiones, es posible completar su trabajo de tiempo completo en 30 horas semanales. 

Como coach de gestión del tiempo durante más de 16 años, he trabajado con muchas personas en diversas situaciones. He visto que casi todos pueden reducir su tiempo de trabajo. Reducir a 30 horas semanales o menos no es posible en todas las circunstancias, pero sí en muchas. Aquí tienes los pasos para lograrlo.

Establecer restricciones claras

Si estás acostumbrado a trabajar más, tendrás que establecer límites de tiempo muy concretos para aprender a limitarte a 30 horas semanales o menos. Para que esto sea lo más fácil posible, te recomiendo establecer un nuevo horario y tratar de no desviarte de él.

Por ejemplo, podría ser que trabajes de 8:30 a. m. a 2:30 p. m. para recoger a tus hijos del colegio y llevarlos a sus actividades. O podría ser un horario de 10 a. m. a 4 p. m. si estás entrenando para una gran competición y quieres entrenar tanto por la mañana como por la tarde.

Sin estos límites, es muy fácil volver a un horario de 9 a 5 y nunca sentirse realmente libre de dedicar tiempo extra a sus objetivos fuera del trabajo.

Consolida tu trabajo

Lo más probable es que hayas estado ocupado durante 40 horas o más por semana, pero eso no significa que hayas sido efectivo.

Una de las formas más efectivas de reducir tus horas de trabajo es consolidar tus reuniones. Revisa con atención las reuniones recurrentes: ¿puedes hacerlas más cortas, menos frecuentes o eliminarlas por completo? También puedes agruparlas en ciertos días para liberar otros bloques de tiempo y enfocarte en tareas profundas. En el caso de reuniones espontáneas, considera pedir a los asistentes que agenden con anticipación o que envíen un correo detallado antes de aceptar. Estas pequeñas acciones pueden liberar varias horas en tu agenda semanal.

Después, analiza en qué estás invirtiendo tu tiempo. Como muchos profesionales, es probable que dediques más tiempo del necesario a la comunicación y menos a tareas que realmente generan impacto. Aquí también hay espacio para optimizar.

Aunque algunos entornos requieren respuestas inmediatas, la mayoría no lo hace. Si es tu caso, desactiva las notificaciones y accede a tus correos y mensajes solo en momentos definidos. Por ejemplo, al comenzar el día, a la hora del almuerzo y al finalizar la jornada. Este simple ajuste puede ayudarte a trabajar con mayor foco y eficiencia.

En mi caso, tengo como regla responder a los correos electrónicos de trabajo el siguiente día hábil y a los mensajes de LinkedIn una vez a la semana. Debes encontrar la frecuencia que te funcione para revisar solo lo suficiente, pero no demasiado.

Con el tiempo liberado gracias a la reducción del tiempo de reuniones y comunicación, puede invertir en tiempo consolidado y enfocado donde puede completar tareas de principio a fin sin inicios y paradas constantes.

Delegar tanto como sea posible

Si tienes la capacidad de delegar a otros, querrás aprovechar al máximo el tiempo de los demás para liberar horas en tu agenda.

A medida que transcurre el día, haz una lista de lo que otros podrían hacer para apoyarte y luego empieza a delegar esas tareas poco a poco. Aquí tienes algunas ideas de áreas que han sido efectivas para mis clientes al delegar:

• Realizando investigación
• Seguimiento de los temas pendientes
• Completar informes de gastos
• Reserva de viajes
• Llamar a los clientes para conversaciones más largas
• Programación de reuniones
• Responder correos electrónicos estándar
• Elaboración de presentaciones
• Reserva de salas de reuniones
• Planificación de eventos
• Tomar actas de reuniones
• Publicar en redes sociales

Existe la posibilidad de que casi todo lo que esté fuera de tus responsabilidades principales lo pueda hacer otra persona.

Desafíate a dejar de lado alguna tarea al menos una vez por semana para que puedas eliminar el exceso de trabajo de tu agenda.

Automatiza donde puedas

Con los rápidos avances tecnológicos, cada vez más aspectos de tu vida pueden automatizarse, o al menos mejorarse. Así que, cuando sea necesario, deja que la tecnología haga el trabajo.

Por ejemplo, para muchos de mis clientes, implementar algún tipo de filtrado de correo electrónico puede cambiar radicalmente su relación con sus bandejas de entrada. Podría ser tan sencillo como configurar sus propios filtros o usar herramientas como SaneBox, que utilizan IA para la clasificación de correos electrónicos.

Los clientes que tienen dificultades con respuestas de correo electrónico más largas pueden volcar sus ideas en una herramienta como ChatGPT y pedirle que escriba un correo electrónico por ellos. O bien, pueden escribir su propio correo y pedirle a la IA que cambie el tono.

Si sueles programar muchas reuniones con terceros, las herramientas de programación en línea como Calendly pueden ser una solución revolucionaria. Eliminas las idas y venidas.

Y si realmente tienes dificultades para planificar la semana, quizá quieras echar un vistazo a herramientas como SkedPal, Focuster o Motion, que utilizan IA para crear un plan para ti.

Si notas que algo más te consume mucho tiempo y es repetitivo en tu trabajo y no puedes delegar a otro miembro de tu equipo, consulta si hay alguna herramienta que lo haga por ti. Las opciones aumentan cada día.

No puedo prometer que reducirás tu jornada a 30 horas semanales o menos, ya que eso depende de muchos factores. Pero lo que sí puedo asegurarte es que, si aplicas estrategias para consolidar, delegar y automatizar, es muy probable que logres trabajar menos y ganar más tiempo para lo que realmente importa fuera del trabajo.