Esta es la mejor manera de terminar una reunión

¿Alguna vez has salido de una reunión sin saber por qué fuiste invitado en primer lugar? ¿O has salido sin tener claro qué sigue? La mayoría de nosotros respondería a estas preguntas con un “sí” contundente. La frustración que las personas sienten con las reuniones no se debe a que toman tiempo, sino a que muchas veces no hay una razón clara para justificar que ese tiempo haya valido la pena.

Para asegurarte de que las personas se sientan satisfechas de asistir a una reunión, ponle mucha atención al final, dice Mo Bunnell, autor de Give To Grow: Invest in Relationships to Build Your Business and Your Career.

“Para terminar una reunión perfectamente, debes comenzar una reunión perfectamente”, dice.

UN COMIENZO Y MEDIO EFECTIVOS

Al comienzo de una reunión, encuádralo diciendo: “Estamos aquí para lograr X, Y y Z. Ese es el objetivo. ¿Suena bien?”, dice Bunnell.

“Si alguien ajusta eso, genial”, dice. “Ahora sabes que están alineados”.

El medio de la reunión también informa qué tan cerca está el final, dándote espacio para reconocer el progreso que haces en los objetivos de la reunión.

“La investigadora de la Universidad de Harvard, Teresa Amabile, escribió un libro llamado The Progress Principle después de estudiar a miles de profesionales”, dice Bunnell. “Ella descubrió que las personas más productivas y felices son aquellas que celebran el progreso incremental“.

Al reconocer las tareas completadas o los conocimientos compartidos que pueden desbloquear decisiones, puedes abordar fácilmente los próximos pasos al final de la reunión.

El comienzo y la mitad de la reunión también ofrecen oportunidades para conectarte con los participantes a un nivel más humano. La investigación del difunto psicólogo ganador del Premio Nobel, Daniel Kahneman, encontró que las personas tienden a recordar el elemento emocional más destacado de una experiencia y el final. Esto se conoce como la “peak-end rule” (regla cima-final).

“Recordamos la parte emocional más destacada de una experiencia porque fue el punto álgido de la emoción”, dice Bunnell. “El final es importante simplemente porque fue lo último. Esto se relaciona con la idea del efecto de cercanía, donde las personas recuerdan los finales de manera un poco desproporcionada en comparación con cosas aleatorias del medio”.

AHORA ESTÁS LISTO PARA TERMINAR LA REUNIÓN

Si preparaste todo desde el principio, celebraste el progreso incremental en el camino y te conectaste con algunos momentos de humor, estás listo para terminar la reunión con dos partes: un cierre práctico y un cierre emocional.

“El cierre práctico, la mayoría de las personas lo hace razonablemente bien”, dice Bunnell. “Es donde repasas y recapitulas los próximos pasos”.

El progreso que has celebrado a lo largo del camino a menudo proporciona material para el cierre práctico. Por ejemplo, podrías necesitar dar seguimiento con más información por correo electrónico, llamar a un cliente, involucrar a otro departamento o enviar una solicitud de contratación.

“Un cierre práctico es importante, especialmente si hubo múltiples decisiones en el medio”, dice Bunnell. “Enumera esos próximos pasos. Pero si terminas ahí, es un poco aburrido”.

LEE LA SALA

El segundo paso es recapitular el pico emocional de la reunión. Aunque puede estar relacionado con los negocios, como alcanzar un hito difícil o establecer un récord, a menudo es algo personal mencionado durante la reunión, como alguien que se va de vacaciones.

“Escucha y observa”, dice Bunnell. “Tal vez la persona se va de safari en África y no ha ido de vacaciones en cinco años. Esa persona compartió lo importante que será ese tiempo”.

Antes de que todos se vayan, conéctate con el pico emocional. Por ejemplo, puedes decir: “Diviértete en el safari. No puedo esperar para ver las fotos. Pensaré en ti la próxima semana. Disfruta con tu familia”.

“Eso lleva a la persona de vuelta a ese momento álgido de la emoción”, dice Bunnell. “Eso va a permanecer en su mente, y lo recordarán. Pensarán: ‘Esta persona se preocupa por mí. Es agradable estar cerca de ellos. Me están escuchando y me ven'”. Un cierre emocional convierte una reunión de ser transaccional a hacerla más humana”.

Bunnell dice que la mayoría de las personas ensaya el comienzo de una reunión y sabe cerrar con un resumen de pasos, pero no puedes practicar el cierre emocional. Leer la sala te ayuda a mantenerte en el momento.

“Si logras acertar en el final, lo que sucede después del final tiene una mayor probabilidad de éxito”, dice Bunnell. “Y ese es todo el propósito de una reunión”.