Deberías darte una semana sin reuniones de trabajo

Los trabajadores de oficina dedican aproximadamente un día de trabajo a la semana —o 23% de su tiempo— a reuniones. La sobrecarga de la jornada laboral a menudo impide que los empleados tengan tiempo ininterrumpido para concentrarse, lo que les obliga a extender su horario mucho más allá del horario tradicional de 9 a 5. 

Es tentador para las empresas aceptar la idea de “no tener reuniones”, con la esperanza de que el tiempo extra les permita concentrarse mejor en el trabajo. Pero ¿funciona realmente eliminar las reuniones? 

Grace Williams, vicepresidenta de Relaciones con el Cliente de la agencia de relaciones públicas PANBlast, convenció a su equipo directivo de cancelar todas las reuniones durante una semana. Con más de 20 reuniones que ocupaban más de la mitad de su agenda, Grace vio una “semana sin reuniones” como una oportunidad para realizar trabajo significativo y aliviar la fatiga.

¿El resultado? Si bien algunos empleados extrañaban las interacciones sociales y tenían dificultades para comprender la carga de trabajo, 92% de los empleados afirmó que le gustaría repetir el experimento más adelante ese mismo año.  

Entonces, ¿cuál es la mejor decisión para las empresas? ¿Deberían dedicar un día a la semana al trabajo profundo o probar una semana entera sin reuniones? Y en una era de herramientas de colaboración mejoradas y una gestión de calendarios más inteligente, ¿la verdadera oportunidad reside en pequeños ajustes en lugar de cambios radicales? 

Aquí, representantes de empresas de todos los tamaños comparten cómo están repensando la cultura de las reuniones. 

Considera un día de trabajo profundo

Cuando me incorporé a Tormach hace dos años, instauré una política de “viernes sin reuniones”; el resto de la empresa la adoptó poco después. ¿El resultado? Mayor productividad, comunicación fluida y un cambio notable en la moral. La gente aprovecha los viernes para ponerse al día con el correo electrónico, terminar tareas administrativas y atar cabos sueltos, lo que despeja la mente antes del fin de semana. Además, crea un incentivo natural para terminar el trabajo colaborativo el jueves, por lo que las fechas límite suelen cumplirse antes.

La idea surgió de mi experiencia en empresas grandes, donde la dirección solía cancelar las reuniones de los viernes a última hora, lo que arruinaba el día y el ánimo. Me parecía ineficiente y frustrante, así que decidí cambiar el guion y eliminar por completo la expectativa de las reuniones.

Nos mantenemos conectados a través de Microsoft Teams, y el viernes se ha convertido orgánicamente en un día en el que las personas comparten sus logros semanales en nuestros canales, lo que mantiene la comunicación fluida y al mismo tiempo honra el tiempo de trabajo profundo. 

– Heather Curtis, Directora de Ventas y Marketing en Tormach.

Da a los empleados herramientas para dejar de lado las reuniones

Las políticas anti reuniones y las semanas sin reuniones deberían ser cosa del pasado gracias a la Inteligencia Artificial (IA).

En lugar de un enfoque de todo o nada que limite la forma en que las personas desean trabajar, bríndales las herramientas para evitar las reuniones que pueden perderse, asegurándose de que obtengan la información que necesitan. Hoy en día, todo es infinitamente más posible.

Cuando los equipos implementan un copiloto de reuniones con IA, las personas asisten de forma natural a un 20% menos de reuniones casi de inmediato, sin dejar de tener acceso al contenido mediante informes de reuniones compartidos y la búsqueda empresarial conectada. Ya ni siquiera es necesario revisar las actas de las reuniones; simplemente solicita a tu base de conocimientos la información que necesitas y avanzas con mayor rapidez. 

– David Shim, cofundador y Director Ejecutivo de Read AI.

Fija la semana con compromisos escritos y públicos

El crecimiento requiere velocidad, y las reuniones nos estaban frenando. Por lo tanto, implementamos una política de no reuniones durante cinco días hábiles consecutivos. Nada de reuniones regulares, reuniones de seguimiento ni siquiera llamadas rápidas. Lo estructuramos como un sprint, donde cada participante se comprometía con un proyecto clave para la semana y lo compartía en un hilo de Slack el lunes por la mañana.

La producción de esa semana se duplicó en comparación con una semana típica, según la cantidad de campañas lanzadas y funciones entregadas. Fue una experiencia emocionante. Sin embargo, el viernes nos dimos cuenta de que las relaciones se habían deteriorado un poco; la colaboración informal y las improvisaciones creativas eran casi inexistentes sin chats en tiempo real.

Para asegurar el éxito a largo plazo, fija la semana con compromisos públicos por escrito. En beehiiv, exigimos una publicación inicial el lunes y un resumen el viernes. Sin esto, la falta de reuniones simplemente invisibiliza a las personas, y la invisibilidad acaba con el impulso más rápido que las reuniones.

– Edward White, Director de Crecimiento en beehiiv.

La aceptación de días sin reuniones de trabajo debe venir desde arriba

Shift ha implementado los miércoles de trabajo profundo durante más de un año en toda la empresa. La clave para una política exitosa de no reuniones es lograr primero la aceptación de todos. A menudo, es en el nivel directivo donde las agendas se llenan y se programan invitaciones a reuniones solo para encontrar el momento en que nadie tiene reuniones agendadas. 

Los miembros individuales del equipo también consultan a la dirección de la empresa para evaluar su nivel de compromiso con las nuevas políticas o los cambios en su flujo de trabajo. El éxito a largo plazo de la política de no reuniones de una empresa depende de que los directivos establezcan el tono adecuado y prediquen con el ejemplo. 

Sabrina Banadyga, Vicepresidenta de Marketing de Shift

Sé intencional en las reuniones

Los buenos hábitos de reunión no se tratan de eliminar actividades por completo, sino de ser intencional. Soy implacable con la idea de solo asistir a reuniones con una agenda y un propósito claros. Si algo puede compartirse por correo, en lugar de una reunión aparte, así debería ser. Si puedo empoderar a alguien para que avance sin mí, mucho mejor.

¿Mi consejo? Predica con el ejemplo. Defiende tu calendario, prioriza el trabajo profundo y normaliza la idea de que no estar presente en todas las reuniones puede ser señal de un equipo fuerte, empoderado y confiable, no de uno desconectado.

Jean-Christophe Taunay-Bucalo (JC), Presidente y Director de Operaciones de TravelPerk