¿Cómo hago para que la gente conteste mis correos electrónicos?

¿Alguna vez te han ignorado en el trabajo? Pues esto es algo parecido. Aunque es frustrante ser la persona que se toma el tiempo de escribir un correo que probablemente será ignorado, si consideras el número de correos que recibimos todos los días, es comprensible que muchos queden sin respuesta.

Según algunas estimaciones, el trabajador promedio recibe 120 correos al día. Responder a todos esos mensajes consumiría todo el día laboral. Admito que borro casi todos los correos masivos y las propuestas genéricas de relaciones públicas que recibo.

Entonces, ¿cómo escribir un correo que no solo sea notado, sino también respondido? Piensa en lo que te hace responder a un correo. Las probabilidades de que respondas son mayores si conoces al remitente, si la línea de asunto es clara, si el correo es corto y fácil de revisar y si lo que se te pide es fácil de entender y tu respuesta puede ser rápida.

Vamos a desglosarlo:

Establece familiaridad

Si envías un correo a un compañero de trabajo, ya superaste este obstáculo, pero si le envías un correo a alguien fuera de tu empresa, debes destacar entre el spam. Agregar un toque personal genuino es una buena manera de superar el genérico “espero que estés bien”.

No tienes que exagerar, pero una oración de apertura con algún tipo de conexión personal o algo que les ayude a recordar cómo te conocen. Por ejemplo: ¿Sabes si tiene hijos? “Espero que el inicio del año escolar vaya bien”; ¿Los conociste en una conferencia? “Me encantó hablar contigo después del taller en el Festival de Innovación”.

Escribe una línea de asunto clara

Cuando estaba en la universidad, uno de mis profesores de periodismo nos dijo que el editor de copias es el periodista más leído de cualquier periódico porque escribe los titulares y los subtítulos. Aunque eso no sucede en todas las redacciones, se me quedó grabado. En nuestra naturaleza humana está hacer un escaneo rápido. La línea de asunto de tu correo es tu titular; tienes que hacerla lo suficientemente interesante si quieres que el contenido sea leído.

Pon tu solicitud justo ahí en la línea de asunto: “Invitación al panel”, “Preguntas sobre el presupuesto”. También puedes poner tu conexión en la línea de asunto si tu nombre no les resulta familiar: “Recomendado por…” o “Nos conocimos en la conferencia de la semana pasada”.

Si sabes que la persona recibe muchos correos similares, puedes resaltar de esta manera para que el tuyo es diferente. Por ejemplo, aconsejo a los periodistas freelance que me envían propuestas poner “Propuesta Freelance:” en la línea de asunto para que se destaque sobre el bullicio de las relaciones públicas.

A veces la gente no responde a tu correo porque no está claro si necesitas una respuesta. Si tu correo solo es informativo, puedes decirlo en la línea de asunto o al principio del correo. Si necesitas una respuesta (especialmente antes de una fecha o hora específica), asegúrate de dejarlo claro al final de la línea de asunto: “Ideas para el boletín – Respuesta necesaria antes del viernes”.

Ve directo al grano

Otra regla del periodismo que aplica para los correos electrónicos: No escondas lo importante. Pon la información más importante (por qué el lector debe interesarse) al principio. Desde allí, mantenlo breve. Según un estudio de marketing sobre los correos electrónicos, la mejor tasa de respuesta provino de correos electrónicos de entre 50 y 125 palabras. No es mucho (Fíjate: este párrafo tiene unas 60 palabras).

No es necesario que te estreses demasiado por mantener los correos tan cortos, pero te recomiendo que intentes no sobrepasar las 500 palabras si quieres que todo el correo se lea.

También es útil desglosar preguntas o información con viñetas o una lista numerada. Si tu correo trata más de un tema, considera agregar encabezados, como en este artículo; incluso si lo que está debajo del encabezado es solo una oración. Puedes incluir el nombre de una persona en el encabezado si estás enviando el correo a un grupo y hay elementos o preguntas específicas para cada individuo.