Cómo recuperar horas al eliminar las mayores pérdidas de tiempo de tu jornada laboral

Hay un recurso escaso que casi todo el mundo desearía tener más: tiempo. Siempre parece haber más tareas por hacer que horas en el día. Muchas estrategias para aumentar la productividad pueden terminar dejándote agotado. Sin embargo, existen formas de reducir las horas dedicadas a ciertos aspectos de la vida, lo que te permitirá evitar pérdidas de tiempo.

Aquí algunas estrategias eliminar las pérdidas de tiempo:

Crea una guía para reducir interrupciones

Si pierdes horas respondiendo correos electrónicos y mensajes en Slack con preguntas repetitivas, crea un documento de preguntas frecuentes (FAQ) con todas las respuestas en un solo lugar. Si quieres ir un paso más allá, sigue el ejemplo de Claire Hughes-Johnson, ex vicepresidenta de Google y directora de operaciones de Stripe, quien creó una guía llamada Trabajar con Claire.

Básicamente, es un manual de referencia para orientar a las personas con las que trabaja. La escritora de Fast Company, Stephanie Vozza, explica: “En su guía, Hughes-Johnson establece expectativas, como la forma en que se debe compartir información con ella y el tiempo que necesita para responder. También incluye sus preferencias, estilos y enfoques, así como fuentes alternativas de ayuda cuando los empleados están atascados y no pueden avanzar”.

Reduce todas tus reuniones al menos 10 minutos

Sí, muchas personas piensan que las reuniones son una pérdida de tiempo. Aunque algunas empresas han optado por eliminar por completo las reuniones recurrentes, muchas aún son necesarias y ayudan a construir y mantener relaciones.

Sin embargo, muy pocas personas prestan atención durante toda la duración de una reunión, especialmente en reuniones remotas. De hecho, un estudio de LiveCareer encontró que 9% de las personas pierde la concentración en menos de 10 minutos, mientras que 43% se desconecta después de 20 a 30 minutos. Solo 4% dijo que podía mantenerse enfocado durante una hora o más.

Sabiendo que la atención y, por lo tanto, la utilidad de una reunión disminuye después de 20 minutos, ajusta la duración de las reuniones que están bajo tu control. Una reunión de 30 minutos se convierte en una de 20, y una de una hora se reduce a 40 minutos. Al final de la semana, habrás recuperado varias horas.

Hazlo ahora o delega

Las listas de tareas son una excelente herramienta de organización y productividad, pero a menudo perdemos mucho tiempo acumulando y volviendo a tareas pequeñas que terminan consumiendo más tiempo del que valen.

Vladislav Podolyako, fundador y CEO de Folderly, usa lo que él llama el principio Tócalo una vez. Así es como funciona para él: “Si puedo hacer una tarea en 10 minutos o menos, la hago de inmediato. Si no, la delego a otra persona o la pospongo al menos una semana”.

Podolyako usa los correos electrónicos como ejemplo perfecto, explicando que muchos de los que recibe requieren decisiones rápidas. “Si solo me ponen en copia oculta, por lo general mi acción es ninguna. Si conozco a alguien que tiene una mejor respuesta, simplemente reenvío el correo”. Además, ahorra tiempo enfocándose en ser útil en lugar de escribir un correo bonito pero inútil.