¿Cómo puedo delegar más y mejor?

Quizás sientas que si quieres que algo se haga bien, tienes que hacerlo tú mismo, o que delegar tu trabajo a otra persona significa que no se hará con el mismo estándar. O quizás te sientas amenazado de que si alguien más hace un buen trabajo en tu trabajo, te consideren prescindible. O tal vez te preocupe que enseñar a alguien a hacer parte de tu trabajo te lleve más tiempo que hacerlo tú mismo.

Pero hay otro cliché que también es cierto: si le enseñas a alguien a pescar, comerá toda la vida. Delegar tareas puede tener un mayor costo de tiempo inicial que hacerlo tú mismo, pero una vez que esa persona aprende las habilidades y se hace cargo de la tarea, no solo la eliminas de tu lista de tareas para siempre, sino que ahora ha adquirido una valiosa habilidad.

Si delegas las tareas correctas, también puedes contribuir a tu propio crecimiento profesional. Aquí es donde entra en juego otro cliché: el tiempo es oro. Como señaló Elizabeth Grace Saunders, colaboradora de Fast Company, en un artículo reciente: “Si tu tiempo vale unos 60 dólares por hora y una tarea te lleva cinco horas, eso supone 300 dólares de tiempo. Pero si le pagas a un empleado de nivel inicial 15 dólares por hora, esa misma tarea acaba costándote solo 75 dólares. Para ti, hacer la tarea podría no tener sentido”. 

Pero no se trata solo de que crear una presentación de PowerPoint te cueste 300 dólares, sino de qué otras cosas puedes hacer con esas cinco horas, o como dice Saunders, el costo de oportunidad de invertir tu tiempo de diferentes maneras. Con esas cinco horas libres, podrías concentrarte en los tipos de proyectos que tienen más probabilidades de ascender, por ejemplo.

Bien, ahora que te he convencido de por qué necesitas delegar, aquí te explico cómo hacerlo en 3 pasos:

1. ESCRÍBELO CLARAMENTE

La peor manera de delegar es simplemente darle un montón de información a alguien y esperar que todo salga bien. El mejor primer paso al delegar una tarea es crear una guía por escrito. Cuanto más clara y detallada sea, mejor. Incluye capturas de pantalla o graba un video si es relevante. Sí, es más trabajo de antemano para ti, pero si la persona a la que le delegas la tarea no recuerda algo que le dijiste, tiene una referencia. Y si esa persona se va, tienes una guía para pasarle a la siguiente persona. 

2. GUÍALOS A TRAVÉS DE LA TAREA Y PÍDELES QUE TE LA REPITAN

Elaborar una guía escrita es el primer paso. El siguiente es guiarlos en la tarea. Comparte tu pantalla si estás en una reunión virtual o siéntate junto a ellos y completen la tarea juntos. Observar cómo preparas la presentación, por ejemplo, les ayudará a recordar cómo hacerla. 

Asegúrate de detenerte para responder preguntas durante el proceso. Y, después de guiarlos en la tarea, es buena idea pedirles que repitan los puntos más importantes para asegurar que la información retenga. Esto puede parecer condescendiente al principio, pero es una práctica común en muchos trabajos críticos. “Un controlador de tráfico aéreo da instrucciones a un piloto, y este tiene que repetirlas para asegurarse de que las haya entendido correctamente”, dice Dana Brownlee, autora de The Unwritten Rules of Managing Up. “Se puede usar lo mismo en el trabajo”.

Para no parecer desconfiado, puedes decir algo como: “Sé que te exigí mucho, y esto tiene muchas partes en movimiento. Para asegurarme de no confundirte, ¿te importaría repetir la información sobre las diapositivas y la fecha de entrega?”.

HAZ SEGUIMIENTO Y LUEGO DA UN PASO ATRÁS

Finalmente, una vez que les hayas entregado la guía escrita y les hayas explicado cómo hacerlo, vuelve a revisarla cerca de la fecha límite para asegurarte de que todo vaya bien. No tienes que ser un microgestor ni supervisarlos. Basta con un simple: “Oye, quería ver si todo va bien con la presentación en PowerPoint y mis instrucciones fueron claras”.

Esto puede ser útil si se topan con un obstáculo y les da vergüenza decirlo. Después de completar la tarea con éxito, puedes dejarles que se encarguen y que recuperen tu tiempo libre.