Por qué tus juntas rápidas no dan resultados —3 estrategias para mejorar

Tener una junta rápida es quizá el evento que todos los equipos modernos pasan cada semana. Quizá ese es el verdadero problema. La gente sabe que deben celebrar juntas rápidas, pero no recuerdan por qué.

Cuando se pierde el propósito de las reuniones diarias, se convierten en actualizaciones aburridas. En lugar de ser una oportunidad para mantener a todos alineados con el progreso constante que debería suceder, estas reuniones diarias se convierten en plataformas para justificar el pago a sus jefes. 

Es una versión diaria de los empleados del gobierno enviando correos electrónicos al Departamento de Eficiencia Gubernamental (DOGE) para defender su continuidad laboral. Curiosamente, quienes menos hacen son los que más se sienten obligados a hablar. Las personas menos productivas dedican más tiempo a pensar en lo que dirán frente a sus compañeros y su jefe que a contribuir a resultados importantes.  

Ahora que lo pienso, esto me pasa cada vez que me encuentro en una junta rápida que no funciona del todo. Siempre hay alguien que habla y habla, pero aun así nos deja a los demás preguntándonos qué logró realmente. De repente, tienes juntas largas que no se centran en el progreso real. Es más fácil para el jefe microgestionar a todos, y más difícil para cada uno dedicar tiempo a hacer lo que le pagan. Si algo de esto te suena familiar, tienes tres maneras de salir de la rutina diaria de las reuniones informales. 

1. Hazlo diferente

La gente tiene la idea de que las juntas rápidas tienen que ser en un horario matutino. Te sorprendería que cambiar el horario hace la diferencia. Si tus empleados empiezan la jornada laboral con energía y entusiasmo, permíteles que pongan esa energía en su trabajo en lugar de hacerlos esperar a que empiece la reunión.  

Celebrar la reunión al mediodía puede ayudar a dividir la jornada en partes, lo cual beneficia a algunos equipos. Otros equipos podrían beneficiarse más de celebrarla al final del día, como hacer un resumen y establecer un objetivo para el día siguiente. Además, es más fácil recordar lo que vale la pena mencionar en la reunión del lunes al no tener que recordar lo que hicieron todo el viernes antes del fin de semana.

Si no estás seguro de cuándo programar las reuniones, siempre puede preguntar al equipo sobre sus preferencias. ¿En qué momentos del día son más productivos? Programa la reunión en otro momento para proteger esas horas de energía. 

2. Los resultados primero, las actividades después

Las juntas rápidas giran en torno a tres preguntas: 

• ¿Qué hiciste ayer? 
• ¿Qué harás hoy? 
• ¿Qué obstáculos tienes? 

Si estas preguntas no se responden en tus reuniones, es hora de retomar el hábito. Pero no hay necesidad de estancarse en la tradición o el hábito, sobre todo porque a veces te centras en lo incorrecto. Probablemente puedas pensar en preguntas más importantes y relevantes para tu equipo. Ya deberías tener un rastreador donde todo tu trabajo sea visible, ya sea en un tablero de corcho tradicional o en alguna aplicación. En lugar de ir persona por persona, intenta reunirte alrededor del rastreador y revisar cada elemento.  

Ahora te centras en avanzar en el trabajo en lugar de evaluar el rendimiento individual. Ya no se trata de quién logró más entre tu equipo. Se trata de monitorear el progreso de todos en relación con los problemas y objetivos compartidos.

3. Deja de ir a las juntas con tu equipo

La mejor manera de evitar que tus juntas rápidas se conviertan en informes de estatus ascendentes es eliminar las diferencias de poder en la sala. Es imposible presumir ante el jefe cuando este no está presente. 

Este tipo de reuniones son menos satisfactorias cuando estoy con mi equipo directivo, intentando gestionar lo que pasa y mantener el rumbo. En realidad, los momentos en que estoy más satisfecho son cuando simplemente estoy echando un vistazo para ver qué pasa. Pero las mejores juntas son aquellas en las que me mantuve callado y las reuniones a las que no asistí fueron probablemente aún mejores. Incluso si estás sentado en la parte de atrás y en silencio, tu equipo sabe que estás ahí, y el efecto observador entra en juego. Los equipos productivos merecen, e incluso necesitan, autonomía. 

Ajusta la narrativa

Si tienes claro para qué haces las juntas rápidas, mejorar su dinámica es mucho más fácil. No se trata de dar reportes al jefe (para eso está la presentación al final del sprint), sino de asegurarse de que todo el equipo esté alineado con lo que está cambiando y lo que sigue.

Prueba cambiar la hora. Luego ajusta el formato: enfócate en los temas clave y en los resultados que se quieren lograr. Evita que se conviertan en una especie de presentación solo para quedar bien. Si logras eso, todo lo demás empieza a fluir.