Trampas de tiempo que te hacen trabajar horas extra hasta tarde

Todos hemos pasado por eso: quedarnos a trabajar tarde. Quejarnos de que no tenemos suficiente tiempo. Pasar más horas de las que desearíamos mirando una pantalla brillante en un cubículo. Y luego quejarnos de lo mucho que se ha extendido nuestra jornada laboral más allá del horario.

Quizás sea porque somos un poco más desorganizados de lo que nos gustaría admitir. O quizás no estamos priorizando nuestro tiempo y carga de trabajo de la manera más efectiva. O quizás simplemente no logramos mantenernos al día con las tareas o proyectos. No pasa nada, nos pasa a todos. Aun así, estos malos hábitos laborales, estas trampas de tiempo, podrían estar alargando tu día y privándote de tu tiempo libre.

Aquí te mostramos cómo identificar posibles trampas que absorbendo tu tiempo y cómo puedes recuperar el equilibrio entre la vida laboral y personal.

¿Cuáles son los problemas ocultos que te roban tiempo en el trabajo?

Muchas de las razones por las que trabajas hasta tarde son pequeñas, sutiles y fáciles de pasar por alto. Pero todas te ralentizan y te hacen menos eficiente:

Charlar demasiado con los compañeros. Una charla rápida junto al dispensador de agua con un compañero de trabajo es agradable (incluso bueno para tu carrera y tu felicidad), pero sé consciente de tu tiempo. “Las conversaciones rápidas pueden convertirse fácilmente en charlas de 30 minutos”, afirma Kiki Ramsey, directora ejecutiva y fundadora del Positive Psychology Coaching and Diversity Institute en Atlanta, una empresa de desarrollo de liderazgo. “Una mejor estrategia es programar una pausa para el almuerzo o el café”, sugiere.

Sé consciente de tus descansos. “Un descanso rápido puede convertirse en estar navegando en el teléfono demasiado tiempo”, advierte Ramsey. Usa un temporizador para que los descansos sean breves y con un propósito.

Evita ocuparte de asuntos personales durante el horario laboral. Tras la pandemia, el teletrabajo ha cambiado la jornada laboral típica de muchos. Pero “aunque los límites entre lo laboral y lo personal se han desdibujado, las llamadas o los recados personales pueden minar la concentración y la productividad”, afirmó. Puede parecer más eficiente, o que estás aprovechando la flexibilidad de tu trabajo, pero sin darte cuenta, podrías hacer que tu lista de tareas se alargue más allá de la hora de la cena. Considera usar tu plan de flujo de trabajo semanal para reservar momentos específicos, como la hora del almuerzo, para hacer ese recado o esa llamada personal, o para encargarte de ellos antes o después del trabajo.

Aprende a decir que no. Aumenta tu confianza y tu capacidad de gestión del tiempo rechazando las peticiones de otros para que hagas su trabajo. “Asumir tareas que no te corresponden puede distraerte de tus propias prioridades”, explica Ramsey. “Es más efectivo aprender a decir ‘no’, con amabilidad, y redirigir el trabajo a la persona adecuada”.

Deja de microgestionar a tus compañeros. Podrías estar perdiendo el tiempo preocupándote demasiado por lo que hacen tus compañeros. Estar al tanto de las tareas de los demás y controlarlas puede parecer que intentas optimizar procesos, pero puede tener el efecto contrario. “Supervisar demasiado las tareas de los demás hace perder tiempo y genera estrés innecesario, tanto para ti como para ellos”, advierte Ramsey. En cambio, confía en el proceso: ofrece apoyo cuando lo necesites y concéntrate en tus propias responsabilidades. Ocúpate de tus propios asuntos, tanto en sentido figurado como práctico.

Cómo sortear las trampas del tiempo

En primer lugar, planificar con antelación una lista amplia de tareas puede reducir la probabilidad de perder el tiempo en el trabajo. Parece sencillo, porque lo es. Es un pequeño cambio en nuestra rutina que no requiere esfuerzo. Hazlo incluso antes de que empiece la semana laboral y evita que las tareas sean olvidadas.

“Tómate un tiempo el domingo para planificar tu semana”, dice Ramsey. No tiene que ser nada sofisticado. Puede ser simplemente una revisión rápida de tus prioridades, proyectos y objetivos. Así, cuando llegue el lunes, estarás listo para empezar, en lugar de pasar la mitad del día pensando qué hacer primero.

Luego, durante la semana laboral, programa tu día según tus momentos de mayor rendimiento. Todos, desde un becario hasta un director ejecutivo, experimentan altibajos naturales de energía a lo largo del día, explica Joe Galvin, director de investigación de Vistage, una organización de coaching.

“Algunos empleados están más alertas por la mañana temprano, mientras que otros reflexionan mejor por la tarde”, afirma. El objetivo es combinar tu trabajo más exigente, como la reflexión profunda, la planificación estratégica y la resolución creativa de problemas, con tus horas de máximo rendimiento. Reserva las tareas más ligeras para las horas de menor actividad.

Así que, piensa en tu propia productividad y rendimiento. “Observa cuándo las tareas se sienten más ligeras y estás menos distraído”, añade Ramsey. “Este será probablemente tu mejor momento y el más productivo”. Observa cuándo eres más productivo: “Mucha gente no es consciente de lo que ocurre. Es consciente de cuándo estás cansado o de cuándo tienes energía”, explicó.

“Nos hacemos un favor al reconocer lo que nos sucede. Esto puede ser muy beneficioso para la productividad”.