Convierte el robo de tiempo en un delito: cómo proteger tu recurso más valioso

Siempre me sorprende la facilidad con la que damos nuestro tiempo a los demás sin pensarlo, y luego nos enojamos cuando lo desperdiciamos. ¿Qué creíamos exactamente que iba a pasar? ¿Que todos estarían preparados, productivos y agradecidos? 

El tiempo se ha convertido en el lujo supremo: nunca tenemos suficiente y envidiamos a quienes lo tienen. Para muchos, las reuniones interminables, los correos electrónicos continuos y las interrupciones constantes dejan poco espacio para un trabajo concentrado y significativo. Además, en nuestro afán por ser amables o generosos, ofrecemos nuestro tiempo incluso cuando nos falta.

Pero ¿y si te dijera que gran parte de esto podría prevenirse con un poco más de atención, propósito y disciplina? Warren Buffett es un gran ejemplo: una vez compartió su agenda con Bill Gates, y estaba prácticamente vacía, lo cual a Gates le pareció impactante. Pero Buffett tenía razón: una de las razones clave de su éxito es que protege su tiempo con fervor, sabiendo que “la gente te lo robará si se lo permites”.

El tiempo es un recurso no renovable y deberíamos ser más tacaños con él. Se puede perder dinero y recuperarlo, pero nunca se puede recuperar el tiempo perdido. Sin embargo, cada día, reuniones innecesarias y compromisos improductivos secuestran nuestras agendas, mermando tanto nuestra productividad como nuestra moral. Entonces, ¿por qué permitimos que esto ocurra? Es hora de repensar cómo tratamos el tiempo: no solo el nuestro, sino también el de nuestros equipos y colegas.

El tiempo como recurso estratégico

Permítanme presentarles el concepto de “delito de tiempo” que está surgiendo en los lugares de trabajo hoy en día. El tiempo se considera un activo y muchas personas lo desperdician. Se malgasta en reuniones mal planificadas, conversaciones dispersas y horarios imprecisos. Esto afecta no solo la productividad, sino también la pérdida de oportunidades, por lo que las organizaciones han tomado medidas audaces para crear políticas estrictas en temas como las reuniones.

La idea es respetar mutuamente el tiempo, tanto el tuyo como el de los demás. En 2023, Shopify redujo drásticamente todas las reuniones recurrentes con más de dos personas, lo que resultó en 322,000 horas menos dedicadas a reuniones en un año. ¿Te imaginas el impacto? ¿Qué harías con todo ese tiempo disponible? Para Shopify, significó mayor concentración para el trabajo profundo.

Alan Rankin, director de compras de Moderna, compartió un momento revelador que tuvo sobre la gestión del tiempo, y que cambió su forma de trabajar: “Me invitaron a una reunión mensual de operaciones a la que asistían muchos altos directivos de la empresa. Me costaba mucho hacer una contribución significativa. Empecé a presionarme para contribuir más y decir cosas inteligentes. Entonces tuve una revelación: ¿Es esto lo mejor para la empresa o todo gira en torno a mí? Decidí dejar de asistir y ver si algo cambiaba en mi vida. ¿Y saben qué? Nada cambió. Y ahora tengo más tiempo”.

Revelaciones como esta son impactantes y esenciales. Si bien hay muchas maneras de robar tiempo, las reuniones suelen ser la principal causa. NBCUniversal, por ejemplo, ha descubierto que un menor número de participantes en las reuniones suele generar discusiones más productivas. Para muchas unidades de negocio, las reuniones incluyen solo el número mínimo de personas necesario para alcanzar los objetivos, lo que resulta en decisiones más rápidas y aportaciones más significativas de todos los asistentes.

El poder de menos: menos personas = más productividad

El poder del “menos” se aplica a correos electrónicos, informes, comités y, sin duda, a las reuniones. Nunca he escuchado a una organización decir que desearía que sus equipos tuvieran más de alguno de estos elementos. ¿Y tú? Menos equivale a concentración, especialmente durante las reuniones. Cuando hay demasiadas personas involucradas, las voces importantes se ahogan. Al mantener reuniones breves y concisas, se crea un entorno donde solo asisten quienes pueden contribuir significativamente, lo que resulta en menos distracciones y un trabajo más profundo.

Atlassian permite a los empleados cuestionar la necesidad de cada reunión. Para reducir las reuniones, utilizan herramientas como Slack para gestionar actualizaciones de estado sencillas, lo que permite a los equipos centrarse más en el trabajo de mayor valor. El mensaje es hacer las cosas con intención y tener reuniones solo cuando sea absolutamente necesario. Robar tiempo es inaceptable. Cuando las reuniones se realizan con menos frecuencia, se convierten en un recurso valioso, donde los equipos se vuelven más centrados y disciplinados con el tiempo de los empleados.

Incluso Google ha desarrollado directrices para que las reuniones sean productivas y significativas. Porque la innovación depende de ello. Sus reuniones son breves, centradas y concisas, con reglas estrictas para minimizar la participación innecesaria. El objetivo es proteger el tiempo de los empleados evitando discusiones largas e irrelevantes que distraen del trabajo profundo.

Respetar el tiempo es respetar a las personas

Los empleados que sienten que su tiempo es valorado tienen más probabilidades de comprometerse con su trabajo. El tiempo es, después de todo, una de las formas más tangibles de respeto que se le puede mostrar a alguien. En mi propia empresa, FutureThink, solemos retirar la invitación a las reuniones, enfatizando que no necesitan asistir y que pueden dedicarse a tareas más urgentes. A la gente le encanta que no la inviten porque lo sienten como un regalo, y nuestra cultura enfatiza que hay que usar el tiempo sabiamente; si lo malgastas en lo innecesario, es tu culpa. El objetivo es que la gente entienda que el tiempo es algo que vale la pena proteger. 

Cuida tu tiempo como si fuera tu activo más valioso

Deja de saturar tu agenda con cosas que realmente necesitas hacer y empieza a usar tu tiempo con propósito. La próxima vez que alguien te pida entrar a una reunión, pregúntate: ¿Es esta reunión realmente necesaria? ¿Es la mejor manera de aprovechar mi tiempo y el de ellos? Hacer esto no solo protegerá tu productividad, sino que también fomentará una cultura donde el tiempo de todos se considere el recurso invaluable que realmente es.