5 maneras de compartimentar tu cerebro para organizar tus tareas

En psicología, compartimentar es un mecanismo de defensa que las personas utilizan para evitar la disonancia cognitiva; es decir, la sensación incómoda de tener pensamientos, emociones o experiencias conflictivas. Por ejemplo, si acabas de pasar por una ruptura amorosa, podrías escuchar canciones de amor y llorar mientras comes helado en casa. Sin embargo, en el trabajo, muestras una actitud valiente y sigues con tu día como de costumbre. Compartimentar nos ayuda a manejar dinámicas divergentes y cargas emocionales en los distintos contextos de la vida.

Para los emprendedores, compartimentar puede ser una estrategia útil para gestionar las demandas y el estrés de dirigir una empresa. Un ejemplo destacado es Susan Rice, ex Asesora de Seguridad Nacional de Estados Unidos y Embajadora ante la ONU. Rice explicó que compartimentar le permitió trabajar en algunas de las crisis más urgentes del mundo sin verse debilitada por ellas. “No afectaba mi capacidad para concentrarme y hacer el trabajo de manera funcional”, dijo en un discurso.

Mis tensiones diarias como CEO no se comparan con las de Rice. Sin embargo, dirigir un equipo también implica presión y ansiedad. Compartimentar me ha permitido liderar a nuestro equipo durante casi dos décadas sin quemarme. Aquí presento cinco estrategias para trazar límites mentales en el trabajo:

PRIORIZA TUS TAREAS MÁS IMPORTANTES

El primer paso para compartimentar tu vida laboral es identificar tus tareas más importantes. En lugar de buscar la satisfacción inmediata de marcar otro elemento insignificante en tu lista de tareas, escribe tu mayor prioridad del día en una nota adhesiva (o digital) y colócala en un lugar visible mientras trabajas. Esto te recordará bloquear las distracciones interminables que buscan tu atención.

Adam Bryant recomienda que los trabajadores mantengan un documento estratégico que explique por qué una tarea es importante. En ese caso, responde las siguientes preguntas:

• ¿Cuál es el objetivo, el mensaje central, en una línea?
• ¿Cuáles son las tres acciones clave para lograr ese objetivo?
• ¿Cuáles son los tres desafíos clave que tendrás que superar?
• ¿Cómo medirás el éxito en doce meses (o el periodo que elijas)?
• A medida que compartimentas tu jornada laboral, mantén tus prioridades y estrategia en primer plano.
• Mientras compartimentas tu jornada laboral, mantén tus prioridades y estrategias en primer plano.

AGRUPA TU TRABAJO

En un mundo donde todos parecen estar ocupados todo el tiempo, uno se pregunta qué hace que algunas personas logren niveles excepcionales de productividad. Adam Grant, profesor de gestión en Wharton y autor, es un ejemplo destacado de productividad extraordinaria. Grant compartió su método con el autor Cal Newport, quien lo describió en su libro Deep Work. Grant agrupa su trabajo en varios niveles. A nivel macro, organiza su calendario agrupando la enseñanza en el otoño y la investigación en primavera y verano. A nivel micro, agrupa su trabajo semanal y diario alternando entre tiempo de “puertas abiertas” y períodos dedicados al trabajo profundo y enfocado.

Sigo un enfoque similar, agrupando mis tareas diarias en lo que considero “trabajo rutinario”: tareas manuales que no son particularmente inspiradoras ni significativas, pero que mantienen el negocio en marcha. Estas son tareas como la facturación, el análisis de datos, la revisión de documentos, la transcripción, la gestión de correos electrónicos; cualquier tarea que sea repetitiva, recurrente y que no implique prácticamente ninguna aportación personal. Agrupo estos elementos y trato de automatizar la mayor cantidad posible. Las reuniones del equipo entran en otro compartimento. Y, finalmente, está mi trabajo más significativo.

PROTEGE FIRMEMENTE TU TIEMPO

“Si bien la productividad de Grant depende de muchos factores, hay una idea en particular que parece central en su método: agrupar el trabajo intelectual duro pero importante en largas sesiones ininterrumpidas”, escribe Newport. Este enfoque subraya la importancia no solo de organizar las tareas por tipo, sino también de asegurar que dediques bloques de tiempo ininterrumpidos para abordar tu trabajo más importante.

Reserva tiempo para tareas significativas y de alto impacto en tu calendario, y defiende ferozmente esos periodos contra distracciones e interrupciones. Grant lleva esta idea a nuevos niveles al configurar una respuesta automática de “fuera de la oficina”, incluso cuando está físicamente en la oficina. Esta estrategia indica a sus colegas que está concentrado en su trabajo y que no debe ser molestado.

También es esencial mapear exactamente lo que implica cada tarea. La mayoría de las tareas son, de hecho, flujos de trabajo: series de pasos interconectados que conducen a un resultado específico. Algunos flujos de trabajo son lineales. Considera cepillarte los dientes: tomas el cepillo, aplicas pasta dental, añades agua, cepillas, enjuagas y repites. Pero a menudo, las tareas implican varias dependencias, como aportaciones de colegas o resultados cambiantes que pueden redirigir el curso de tu flujo de trabajo.

Con frecuencia, no entendemos completamente nuestros flujos de trabajo y cuánto tiempo requiere cada tarea. Cuando los elementos de una tarea están dispersos a lo largo del día, compartimentar se vuelve un desafío. Encontrar tiempo para un trabajo ininterrumpido se vuelve imposible.

Al mapear todos los pasos por adelantado, puedes planificar tu agenda de manera más efectiva. Dominar tus flujos de trabajo te ayudará a organizar tu tiempo de manera más precisa e identificar cualquier falla en el proceso, ayudándote a recuperar tiempo desperdiciado.

COMPARTIMENTAR TIEMPO PARA EL ESTRÉS Y LA PREOCUPACIÓN

No puedes simplemente decirle a un emprendedor ansioso que no se estrese.

El estrés puede ser inherente a dirigir un negocio. A veces es una fuerza positiva, que nos da el impulso que conduce a la innovación. Otras veces, puede ser abrumador y distraernos del trabajo crítico y necesario.

Cuando las tensiones del trabajo, o incluso de la vida fuera del trabajo, se vuelven abrumadoras, practico la misma técnica que uso para casi todo lo demás en mi vida: lo agrego a mi calendario. Compartimentar tiempo para preocuparse es una forma efectiva de darte el tiempo para sentir lo que estás pasando, sin dejar que te consuma. También puedes usar esa media hora más o menos para identificar la verdadera fuente de tu ansiedad y tomar algunos pasos proactivos para gestionarla. Esto puede evitar la tendencia humana a obsesionarse. En cambio, empaquetamos ese período de reflexión en un espacio de tiempo ordenado y evitamos que destruya nuestro enfoque durante el día.

Al programar tiempo dedicado para preocuparte, puedes mantener el control de tu enfoque y energía, incluso frente al estrés inevitable.