¿Regresas a la oficina después de vacaciones? Así puedes usar IA para retomar el ritmo

¿Escapar del trabajo para ir de vacaciones? ¡Genial! ¿Volver al trabajo después de las vacaciones? Horrible. A pocas personas les gusta que los reciba una bandeja de entrada llena y una lista de decisiones que no tomaron. 

“El trabajo es muy intenso ahora mismo y avanza muy rápido”, dice Smita Hashim, directora de producto de Zoom. “Hay muchísimos mensajes circulando y reuniones constantes. Es fácil entender el miedo a volver”.

Según una encuesta de MyBioSource, 80% de los participantes experimenta agotamiento tras las vacaciones y 42% teme volver al trabajo después de tomarse un tiempo libre. Casi puede llegar a cuestionarse si ese viaje a la playa valió la pena. Afortunadamente, la IA puede facilitar la reincorporación al trabajo, agilizando el proceso de recuperación. 

Antes de irte de vacaciones

Prepararse para irse implica delegar proyectos a compañeros que quizá no estén familiarizados con los detalles. Andrew Reece, científico jefe de IA en la plataforma de coaching BetterUp, recomienda aprovechar la IA para que otros se pongan al día con los proyectos.

“Configura un sistema de entrega de días libres generado por IA”, dice. “Resume el estado del proyecto y los contactos clave de los miembros del equipo que te cubrirán mientras estás fuera. Cuanto más preparados estén, menos preocupaciones tendrás durante tu ausencia”.

Antes de partir, Raju Dandigam, gerente de ingeniería de la plataforma de gestión de viajes Navan, también recomienda configurar filtros de mensajería como Superhuman y las etiquetas inteligentes de Gmail, así como el sistema de categorización con IA de Outlook. Habilite el etiquetado de correo electrónico según criterios como el proyecto o el nivel de prioridad. 

“Cuando vuelvo al trabajo, me encuentro con cinco o seis grupos de resúmenes relevantes en lugar de enfrentarme a un muro inmanejable de 1,200 correos electrónicos”, dice. “Algunas plataformas usan IA para crear resúmenes breves que aparecen al principio de los mensajes, ahorrando así a los usuarios el tener que desplazarse demasiado y tener que interpretar los mensajes”.

Si nunca los hiciste en tu lugar de trabajo, Mo Nasir, cofundador y director ejecutivo de General Agency AI en Tessa AI , recomienda configurar y ejecutar un sistema de toma de notas para videollamadas como fireflies.ai. “Las transcripciones se pueden introducir en ChatGPT para resumir los últimos acontecimientos desde su salida”, afirma. 

O comprueba si tu herramienta de videoconferencia tiene un asistente de IA integrado. Por ejemplo, Zoom tiene AI Companion, un asistente de IA generativo. 

Mientras estás fuera

Ayuda a la IA a hacer su trabajo dejando el trabajo atrás. Eso significa desconectarte por completo y no revisar ningún mensaje durante las vacaciones. Aunque suene contradictorio, reduce el estrés al regresar, ya que todos tus mensajes se marcarán como no leídos, dice Nasir. 

“[Todo lo que abres] borra la marca de no leído, y es fácil olvidarse de volver a activarla”, explica. “La cola de mensajes sin leer es muy práctica para llevar un registro de los mensajes o correos electrónicos sin procesar”.

Una vez que regreses

En áreas con mucho volumen, como las plataformas de chat de equipo o las transcripciones de reuniones, un asistente de IA puede resumir lo sucedido durante tu ausencia. Al regresar de las vacaciones, Nasir revisará el calendario para ver las reuniones importantes a las que faltó. Introducirá preguntas como: “¿Cuáles son los puntos principales que se trataron en esta reunión?”, “¿Se mencionó mi nombre?” y “¿Hubo alguna acción que deba tomar?”.

“Me libera del estrés de las reuniones importantes al instante”, dice Nasir. “Puedo ver si me perdí algo importante”.

Lo mismo ocurre con la mensajería. En los mensajes de chat del equipo, Hashim Nasir le pedirá al asistente de IA que “lo ponga al día con lo sucedido en los últimos siete días” y que pregunte “¿Cuáles son los mensajes más recientes en [un hilo específico]?” o “¿Hay alguna conversación que deba realizar ?”. También puedes buscar rápidamente mensajes de personas importantes, como tu jefe o el director ejecutivo de la empresa.

“Luego, reviso el contenido”, dice. “Si veo algo interesante, profundizo. Si no me interesa, sé que puedo pasar página porque tengo una visión general muy amplia”.

Dandigam afirma que el Asistente de IA de Slack supervisa los canales esenciales y prepara un informe resumido diario en un registro privado. “Después de mi ausencia, recibo a través de Slack un resumen conciso de las decisiones, los obstáculos y los cambios que se produjeron durante mi tiempo libre”, afirma. “Mi ansiedad disminuye gracias a este método, lo que me permite empezar las reuniones con confianza”.

Nasir recomienda ponerse al día con el correo electrónico mediante un sistema de gestión de correo electrónico impulsado por lA, como Superhuman, Fyxer.ai o simplemente Gemini a través de la versión lanzada recientemente por Google. 

“Personalmente, clasifico mis correos electrónicos entrantes en tres categorías: notificación, respuesta requerida y acción requerida”, dice. “Respuesta requerida es cuando un correo electrónico me solicita información fácilmente disponible, y acción requerida es cuando me indica que haga algo. Finalmente, el spam o las personas que intentan venderme cosas generalmente se ignoran”. 

Un asistente de IA como Beesly.ai puede hacer lo mismo con tus mensajes de voz, le da resúmenes de los mensajes que son más rápidos y fáciles de revisar que tomarse el tiempo para escuchar las grabaciones individuales. 

Cuando se trata de documentos de proyecto, Dandigam utiliza herramientas como Notion AI o la integración de Google Workspace AI para recibir un breve resumen. “Mis preguntas habituales son ‘¿Qué cambió?’ ‘¿Qué se decidió?’ y ‘¿Qué sigue pendiente?'”, dice.

Hashim afirma que las capacidades de la IA no solo deben aprovecharse después de las vacaciones. “Puedes ponerte al día si sales a llevar a tu hijo al médico o si llegas 10 minutos tarde a una reunión”, afirma. “Ayuda a que la gente se sienta mucho mejor, en lugar de tener que interrumpir y preguntar. Es fundamental para que las personas gestionen su estrés cuando vuelvan a trabajar”.