12 mitos de la productividad que te frenan —y cómo combatirlos

Los mitos sobre la productividad frenan el crecimiento personal y profesional sin que lo notemos. Además, lo que funciona para una persona o empresa no necesariamente aplica para otras.

Este artículo cuestiona las ideas equivocadas más comunes sobre la productividad que, según expertos, pueden ser engañosas o incluso perjudiciales en el trabajo.

Aquí encontrarás alternativas prácticas que realmente pueden mejorar tu eficiencia.

1. Redefine la productividad para tu rol

Una creencia sobre la productividad que me parece particularmente engañosa es la idea de que tiene una definición fija. Si bien existen maneras estándar de definirla, en realidad, varía según el lugar de trabajo y la actividad. En algunas empresas, la productividad se mide por la cantidad de tareas realizadas. En otras, se mide por los acuerdos cerrados o el impacto generado. No existe una solución universal, y tratarla así es donde nos equivocamos.

También es un error asumir que todos somos productivos al mismo tiempo o durante la misma cantidad de horas. He tenido días en los que logré más en dos horas que en ocho horas seguidas. Cantidad no es igual a calidad. Y los roles creativos, en particular, no se pueden medir con el mismo criterio que los técnicos. No se puede esperar que un redactor de contenido sea tan productivo como un desarrollador de software.

Lo que realmente marca la diferencia para mí y mi equipo es ser conscientes de cuándo trabajamos, no solo de en qué trabajamos. Animo activamente a todos a reservar tiempo para concentrarse en sus calendarios durante sus horas pico. Ahí es cuando se hace el verdadero trabajo. Dejamos las reuniones, la administración y las tareas más ligeras para el resto del día.

Al final, la productividad no se trata solo de cuánto haces. Se trata de cuándo y cómo lo haces y si realmente te aporta.

— Marialena Kanaki, directora de marketing de contenidos, TalentLMS

2. Adopta una planificación diaria flexible

Una programación estricta no funciona para todos.

Como director me alegra ver un calendario organizado para la semana de cada miembro del equipo. Aprendí, a veces por las malas, que este enfoque puede reducir la productividad. Soy un planificador natural. Hago un plan, lo cumplo (salvo emergencias) y siento satisfacción saber exactamente qué haré cada día.

Pero no todos trabajan como yo. A algunas personas realmente les cuesta adaptarse a horarios rígidos. Rinden mejor cuando siguen su instinto y se dedican a la tarea que mejor se adapta a su energía, estado de ánimo o circunstancias del día.

Pedirles que me entregaran un plan semanal detallado el lunes solía ser contraproducente. Los obligaba a asumir compromisos que no correspondían con el desarrollo de la semana. En lugar de aprovechar sus fortalezas, se sentían estancados en tareas que ya no estaban preparados para completar.

Así que cambié mi enfoque. Ahora, les pido a los miembros del equipo que me avisen cada mañana en qué planean centrarse. Si algo cambia, pueden volver a contactarme alrededor de la comida con las novedades. Es un acuerdo que me mantiene al tanto, pero les da la flexibilidad de hacer su mejor trabajo, cuando y como les resulte más conveniente.

— Megan Mooney, socia gerente, Vetted

3. Toma descansos regulares para mejorar el rendimiento

Existe la extraña idea de que si vas atrasado o tienes mucho que hacer, no deberías tomarte un descanso. Casi nos avergonzamos o nos sentimos culpables porque la lista de cosas por hacer crece. Creo que es muy perjudicial y casi siempre resulta contraproducente.

No eres una máquina. Cuando no te das un respiro, pierdes la concentración, cometes errores y terminas trabajando más tiempo con menos calidad. 

Aunque aumenta el número de consultas y nuestro equipo tiene mucho que hacer, seguimos tomando descansos regulares, incluso en los días más ajetreados. Nos ayuda a recargar energías y a volver con más energía, en lugar de sentirnos agotados o no dar lo mejor de nosotros. Cuidar de nuestro equipo significa confiar en que gestionarán su trabajo de manera sostenible.

— Mike Roberts , cofundador de City Creek Mortgage

4. Prioriza el reconocimiento sobre las recompensas

Llevo varios años trabajando en el ámbito del compromiso laboral, y eso me dio una perspectiva clara sobre lo que realmente impulsa la productividad. Muchos líderes piensan que las recompensas —económicas o no— son la clave para motivar, pero mi experiencia, especialmente con el desarrollo de nuestra plataforma, me demostró lo contrario: el reconocimiento sincero y constante es un motor más poderoso y sostenible.

Esta idea se alinea con la teoría del desplazamiento motivacional, que advierte que las recompensas externas, si no se equilibran bien, pueden apagar la motivación interna. Para fomentar un cambio real, introdujimos el concepto de “cambiar la R”: pasar de recompensas a reconocimiento. Incluir momentos de reconocimiento personalizados en el día a día —ya sea entre colegas o desde el liderazgo— transformó la relación de los empleados con su trabajo, aumentando tanto su eficiencia como su satisfacción, más de lo que cualquier incentivo económico podría lograr.

— Partha Neog, director ejecutivo y cofundador de Vantage Circle

5. Cambia a una cultura que priorice la toma de decisiones

Creencia popular: más reuniones significan más alineación.

Esto suena razonable en teoría, pero en la práctica reduce el impulso. Descubrimos que el exceso de reuniones internas, especialmente cuando no se vincula con resultados inmediatos, tiende a consumir tiempo, fragmentar la concentración y ralentizar la ejecución. En entornos de ventas dinámicos como el nuestro, donde cada hora cuenta, esta mentalidad puede erosionar silenciosamente el rendimiento del equipo.

Pasamos de una cultura de reuniones a una cultura donde la decisión es lo primero. Si algo no requiere una decisión clara ni desbloquea a un equipo, probablemente no necesite una reunión. Ajustamos nuestro ritmo semanal para centrarnos en lo que impulsa los acuerdos, como los obstáculos en el proceso de venta, los resultados de las campañas y la retroalimentación rápida.

Un hábito práctico que funciona: adoptamos un enfoque de informes sencillo y asincrónico donde cada miembro del equipo, ya sea un representante de desarrollo de ventas, un ejecutivo de cuentas o un líder de campaña, comparte una breve actualización semanal que describe los avances clave, los cambios en el comportamiento de los clientes potenciales y las próximas acciones inmediatas. Esto mantiene a todos coordinados sin sobrecargar las agendas.

¿El resultado? Más autonomía, menos fricción y más tiempo dedicado a lo que realmente impulsa el crecimiento.

— Vito Vishnepolsky, fundador y director de Martal Group

6. Alinea el trabajo con tu ritmo natural

¿El mito? Que la productividad empieza con un despertador a las 5 de la mañana.

Existe una narrativa persistente que equipara madrugar con ambición y disciplina, mientras que margina a cualquiera cuya energía no alcance su máximo potencial con el amanecer. Los noctámbulos, los cuidadores y las personas con enfermedades crónicas quedan excluidos de esa visión del “éxito”.

Pienso mejor cuando dan las 9 p.m. y tengo dificultades para afrontar reuniones a las 8 a. m. Una vez que dejé de adaptar mi horario a la idea de productividad de otros, todo cambió: mi enfoque, mi creatividad y mi energía.

¿Qué marca la mayor diferencia? Dedicar tiempo al trabajo profundo y ser honesto sobre cómo y cuándo trabajo mejor.

— Christin Roberson, directora ejecutiva y coach de carrera, Career Doc

7. Agrupa tus mensajes —menos distracciones, más enfoque

Una de las creencias más problemáticas y dañinas sobre la productividad es la idea de que, para ser receptivo en el lugar de trabajo, es necesario tener activadas las notificaciones de correo electrónico, Slack, Teams, etc. y responder lo más rápido posible.

De hecho, los estudios demuestran que cada vez que te interrumpen o te distraes (y sí, esto ocurre incluso cuando solo echas un vistazo a un mensaje para determinar si es importante), tardas, en promedio, 23 minutos (¡wow!) en volver a concentrarte en lo que estabas haciendo. Esto resulta en pérdidas de productividad de aproximadamente un tercio de la jornada laboral. Ese cambio de contexto no solo reduce tu productividad, sino que también es muy estresante.

Aquí te explicamos cómo evitar caer en la creencia de estar siempre conectado. Estas son estrategias que me funcionan bien, a los equipos con los que he trabajado y a mis clientes:

• Desactiva las notificaciones de correo electrónico (nadie usa el correo electrónico en una emergencia) y, si puedes, desactiva también las notificaciones de Slack/Teams o al menos asegúrate de recibir solo notificaciones de mensajes directos (no notificaciones de canal).
• Procesa tu correo electrónico, Slack o Teams por tiempos. En lugar de revisar tu bandeja de entrada 30 veces al día, procesa tus mensajes entrantes varias veces al día. La mayoría de las personas pueden hacerlo cada dos horas y seguir siendo muy receptivas, quizás incluso más que antes de pasar de “revisar” a “procesar”. Procesar significa gestionar el correo electrónico archivándolo, ya que no se necesita respuesta, respondiéndolo o agregándolo a tu sistema de tareas, según corresponda.
• Determina con tu equipo cuál es el “canal de emergencia” (texto, llamada, etc.); este es el método de comunicación a utilizar si un mensaje realmente no puede esperar.
• Si te hace sentir más cómodo, actualiza tu estado en Slack/Teams durante los periodos en que no estés activo con: “Estoy concentrado en algunas cosas, volveré a tal [hora]. Si es urgente, háblame por [canal de emergencia]”.
• Disfruta de lo que puedes lograr cuando no te interrumpen los pings y dings cada cinco minutos.

La mayoría de mis clientes me dicen que cuando adoptan el proceso descrito, comienzan inmediatamente a ahorrar una hora al día, y mi experiencia fue similar en mi vida y en mi negocio.

—Alexis Haselberger, coach de gestión del tiempo y productividad, Alexis Haselberger Coaching and Consulting

8. Crea matrices de capacidad para una planificación inteligente

Una creencia popular sobre la productividad que encontré perjudicial es la idea de que “estar constantemente ocupado equivale a ser productivo”. Esta creencia no solo exalta el agotamiento, sino que también penaliza a las personas —especialmente a las que pertenecen a comunidades históricamente excluidas— que podrían necesitar horarios laborales flexibles, adaptaciones para la salud mental o simplemente un ritmo diferente para prosperar. Refuerza un modelo de rendimiento universal que no es sostenible ni inclusivo.

En mi trabajo con organizaciones, superamos esto al centrarnos en los resultados, la claridad de propósito y la seguridad psicológica, en lugar de en la visibilidad y las horas trabajadas. Una estrategia que marca una gran diferencia es la creación de “matrices de capacidad y competencias”, una herramienta que utilizamos para alinear las fortalezas, la disponibilidad y el potencial de las personas con las prioridades de la organización. Esto permite a los equipos planificar de manera más inteligente, reducir la sobrecarga y fomentar la responsabilidad compartida en lugar de la sobrecarga individual.

Las verdaderas ganancias de productividad no provienen de hacer más, sino de hacer lo que importa, y hacerlo de una manera que respete la salud mental de las personas, sus experiencias vividas y su necesidad de equilibrio.

— Bhavik R. Shah , fundador y estratega de cambio cultural, Bhavik R. Shah

9. Simplifica las herramientas para mejorar el flujo de trabajo

Muchos equipos caen en la trampa de pensar que agregar una nueva herramienta de productividad a su pila tecnológica solucionará las ineficiencias del flujo de trabajo.

En realidad, implementar más herramientas sin corregir los hábitos que salen en el camino puede generar fragmentación, fatiga de decisiones y duplicación del trabajo. Se termina dedicando más tiempo a descubrir cómo trabajar en lugar de hacerlo.

Nuestro equipo aprendió esta lección a las malas. En un momento dado, teníamos que hacer malabarismos con Jira para los tickets, Notion para los documentos, Slack para las reuniones de pie, Loom para las actualizaciones asincrónicas, Asana para la gestión de proyectos y Linear para la planificación de la hoja de ruta.

Nuestro flujo de trabajo parecía moderno, pero era un completo desastre. Los cambios de contexto eran constantes y se perdían algunas actualizaciones críticas entre los sistemas.

Tras una deliberación exhaustiva, decidimos auditar nuestros flujos de trabajo y el resultado fue sorprendente. Un solo sprint de producto implicó más de siete traspasos de herramientas y más del 25% del tiempo de desarrollo se dedicó a navegar o sincronizar entre herramientas.

El punto de inflexión fue simplificarlo todo. Redujimos nuestro flujo de trabajo a tres herramientas y estandarizamos su uso.

El resultado fue una reducción del 20% en el tiempo del ciclo de sprint durante dos trimestres y un agotamiento notablemente menor. La verdadera ganancia no residió en añadir otra herramienta de productividad, sino en alinear al equipo en torno a métodos de trabajo menos complejos y más claros. Eso fue lo que marcó la diferencia.

— Roman Milyushkevich , director ejecutivo y director de tecnología de HasData

10. Haz visible tu arduo trabajo

Creer que “el trabajo duro da sus frutos” puede ser perjudicial y engañoso, especialmente para quienes se identifican como parte de grupos minoritarios como yo. Pasé más de 15 años en puestos corporativos en dos países, 10 de ellos en el mundo empresarial estadounidense. Creía que trabajar duro era la clave para conseguir un ascenso o un aumento. Creía que mi jefe vería mi esfuerzo y, con el tiempo, empezaría a ascender.

La realidad era que iba de un trabajo a otro, mal pagado, infravalorado y poco apreciado. Mi esfuerzo era invisible para mis compañeros y mi jefe. Recuerdo ver a compañeros trabajando menos que yo, llegando tarde y saliendo temprano de la oficina, sin preocuparse tanto por sus tareas. Luego, durante una evaluación de desempeño, les dieron aumentos y ascensos. Me sentí derrotado y me culpaba por no hacer más, a pesar de que ya trabajaba cerca de 60 horas semanales y estaba agotado.

Sentía que ser quien era no era suficiente; aunque sabía que valía, no sentía que pudiera venderlo en el trabajo. Como introvertida, no me sentía con la fuerza para hablar y pensaba que solo las voces fuertes podían triunfar hasta que aprendí el poder de la confianza silenciosa.

Empecé a aprender sobre la autodefensa para introvertidos. Me di cuenta de que el problema era que mi trabajo no era visible. Así que empecé a trabajar en una estrategia para mejorar mi relación con mi jefe. Pedí retroalimentación, compartí mis objetivos, establecí límites moderados con solicitudes y carga de trabajo adicionales, estructuré mis reuniones individuales con mi jefe y hablé de mis resultados antes de esperar la evaluación de desempeño.

El cambio no fue un éxito repentino, pero poco a poco me sentí más cómodo al hablar y defender mis principios. No es necesario presumir de tus logros, pero es fundamental que tu jefe entienda que estás obteniendo resultados. Tu jefe no puede leerte la mente ni saber todo lo que haces. 

El objetivo de la autodefensa no es necesariamente lograr resultados consistentes, sino emprender un camino para cambiar tu perspectiva sobre cómo te ves a ti mismo y percibes tus logros. A nuestro cerebro le encanta la negatividad y busca situaciones que la confirmen. Sin embargo, cuanto menos hagas para cambiar esa mentalidad, más preparado te sentirás para ver los resultados positivos de la autodefensa. Se trata de defenderte y alzar tu voz.

El trabajo duro solo da frutos si tu jefe lo ve. Trabajar duro constantemente sin reconocimiento puede llevar al agotamiento, no a la productividad.

— Ana Goehner, estratega de carrera, Ana Goehner Career Strategist

11. Selecciona a las personas adecuadas para la eficiencia de las tareas

Delegar más personas a una tarea, especialmente a un proyecto, no siempre mejorará la calidad de los resultados ni la eficiencia. El contexto importa. Es necesario seleccionar cuidadosamente a personas con la mentalidad y la personalidad adecuadas, que posean las habilidades óptimas para completar la tarea en cuestión. Tener las personalidades inadecuadas, independientemente de su competencia, puede generar más cuellos de botella, desencadenando así un efecto dominó de efectos secundarios negativos que afectan la eficiencia operativa y la moral de la empresa. Cuando la frustración aumenta y la moral decae, convirtiéndose en la norma, se crea una oportunidad para que los empleados abandonen la organización.

A veces, no son los cargos los que determinan quién debe trabajar en entregas específicas, sino la perspectiva correcta, que puede guiar a las personas eficazmente hasta la meta. Esto es más común en entornos empresariales que en entornos tradicionales, donde estos últimos pueden correr el riesgo de tardar más en completar el trabajo, además de adherirse a más trámites burocráticos y estándares de productividad mediocres. Esto se reduce a si se recompensa a las personas por su productividad o si simplemente se registran horas para recibir un salario. Esto último puede afectar la motivación y la manera en que un empleado aborda sus obligaciones. Si bien no siempre es así, ocurre con la suficiente frecuencia como para que los gerentes sean más selectivos al delegar tareas.

— Sasha Laghonh, fundadora y asesora sénior de altos ejecutivos y emprendedores, Sasha Talks

12. Practica alternar tareas para obtener mejores resultados

Nos enseñan que estar en multitareas que la multitarea es perjudicial porque suele provocar más errores, tarda más en completarse y aumenta nuestro nivel de estrés. Si bien esto es cierto, ¿qué lugar de trabajo, puesto o líder te permite concentrarte en una sola tarea a la vez? Y la multitarea todavía se encuentra en la mayoría de las descripciones de puestos internos.

Como siempre habrá prioridades que compiten entre sí, nuestro equipo aprendió a trabajar con ellas, no en contra de ellas. Tomar un descanso de una tarea para trabajar en otra puede serte útil. Le da a tu cerebro la oportunidad de descansar cuando te sientes atascado o cansado, para que regreses con energía. Además, alejarte permite que tu subconsciente siga trabajando en el problema, lo que puede generar ideas creativas. Además, si te concentras demasiado en una sola cosa, tu energía y creatividad pueden disminuir, por lo que cambiar de tarea te ayuda a mantenerte alerta. Y en lugares de trabajo con mucha actividad, alternar entre tareas puede ayudarte a progresar de manera constante sin agobiarte.

Así que la única estrategia práctica que practicamos a diario es la monotarea en serie. Nos centramos en una tarea durante un periodo determinado (de 25 a 50 minutos) y luego cambiamos a otra cuando necesitamos un descanso o nos bloqueamos. Antes de cambiar, anotamos rápidamente dónde la dejamos para que sea más fácil retomarla más tarde. Esto nos ayuda a disfrutar de los beneficios de cambiar de tarea sin caer en la trampa de la multitarea. No se trata de semántica. Se trata de gestionar nuestra carga de trabajo trabajando de manera más inteligente.

Si te sientes estancado cuando intentas hacer las cosas, permítete cambiar de tarea, pero evita intentar hacer ambas cosas al mismo tiempo.

— Anu Mandapati, director ejecutivo de Quultured