Cómo crear un equipo de trabajo que funcione por sí solo

Un joven de veintitantos años fue una vez a un restaurante francés en Nueva York, de esos con camareros de esmoquin. Le dijo al camarero que nunca había comido en un sitio tan elegante y que tenía cien dólares para gastar, y le pidió que le trajera la mejor comida posible dentro de ese presupuesto. Lo que llegó fue un festín valorado en al menos 150 dólares, y lo trataron como a un rey.

La experiencia lo marcó profundamente. Aquel joven (que más tarde se convertiría en un reconocido coach ejecutivo, reseñado en The New Yorker) llegó a creer en el valor de confiar en la experiencia y de dejar las decisiones en manos de otros.

Es una lección útil para los líderes: cuando se delega de verdad, la gente suele superar las expectativas.

Como CEO de Jotform durante dos décadas, he visto la misma dinámica repetirse dentro de nuestra empresa. Un equipo exitoso no necesita más gestión; funciona mejor con menos intervención. Dicho esto, los líderes pueden ayudar a crear patrones de comunicación que reduzcan la dependencia y aumenten la claridad. Cuando la información fluye de forma predecible y transparente, los equipos avanzan más rápido y con menos fricción, sin necesidad de supervisión constante.

Estos son los patrones de comunicación que hacen posible ese tipo de autonomía.

Propiedad, no supervisión

A medida que mi empresa creció, pasando de ser una startup unipersonal a tener decenas, y luego cientos de empleados, me di cuenta de que delegar era la única manera de seguir creciendo. Tenía que centrar mis esfuerzos en aquello que tendría el mayor impacto para nuestra empresa. Para el resto, tenía que asegurarme de contar con personas de confianza que pudieran desempeñar las tareas igual de bien o incluso mejor que yo. La delegación permitió que mi empresa se convirtiera en lo que es hoy: 35 millones de usuarios y 800 empleados.

Dicho esto, el concepto de “modo fundador” del fundador de Airbnb, Brian Chesky, también me resulta muy acertado. Se trata de un estilo de liderazgo que implica que el fundador adopte un enfoque directo y práctico en todos los ámbitos, en lugar de basarse en una jerarquía estrictamente vertical.

Delegar es un arte, y encontrar el equilibrio adecuado para tu organización es fundamental. En Jotform, no puedo estar al tanto de todo. Por eso, me centro en los productos futuros y en cómo pueden mejorar la vida de nuestros usuarios. Empoderamos a nuestros equipos para que operen con bastante independencia. Sin embargo, me reúno con cada uno de ellos (el equipo de inteligencia artificial, el de crecimiento, el de marketing , etc.) una vez por semana. En tan solo 15 o 20 minutos, presentan sus proyectos y les doy mi opinión. No ejerzo un control excesivo. Los equipos avanzan. Este sistema crea un ciclo de desarrollo y mejora continuos, lo que les da impulso.

Mi consejo para los líderes es delegar con responsabilidad. Esto significa definir claramente quién es responsable de cada tarea o decisión, de modo que la rendición de cuentas esté integrada en el flujo de trabajo. Pero no pierdan el contacto por completo. Si bien deben empoderar a los equipos para que se autogestionen, incluyan reuniones periódicas de seguimiento en sus flujos de trabajo para poder monitorear el progreso y brindar retroalimentación a lo largo del proceso.

La transparencia mantiene a tu equipo en movimiento

Si el objetivo es crear equipos autosuficientes y comprometidos, los líderes tienen la responsabilidad de diseñar sistemas y una cultura que les permitan alcanzar el éxito. Una parte esencial de este sistema es la comunicación transparente. Los compartimentos estancos y las conversaciones paralelas pueden generar confusión y desviar los proyectos de su curso. En cambio, los equipos pueden aprovechar herramientas y plataformas que centralicen las conversaciones en canales compartidos y mantengan a todos los miembros del equipo informados.

Herramientas como Notion, por ejemplo, permiten a los equipos compartir documentos de proyecto, notas de reuniones y recursos en un solo lugar. Todos ven la misma información. No es necesario rebuscar en los correos electrónicos ni enviar mensajes privados a un compañero para que vuelva a enviar el archivo (¡lo siento!). Los equipos pueden asignar roles, tareas y plazos, y hacer un seguimiento del progreso en tiempo real. Todos saben quién está haciendo qué. No se generan cuellos de botella ni compartimentos estancos. 

Cuando la comunicación es transparente y las responsabilidades están claras, los equipos se vuelven verdaderamente autosuficientes. Pueden avanzar y tomar decisiones de forma independiente, sin supervisión constante.

Compartir impulsa el dinamismo

Por último, animar a los equipos a compartir entre sí (logros, aprendizajes y recursos) ayuda a todos a avanzar y aprender más rápido. Además, impulsa la motivación dentro de cada equipo.

En Jotform, organizamos “demo days” semanales donde nuestros más de 20 equipos presentan sus proyectos recientes. Comparten éxitos, contratiempos y lecciones aprendidas. Recopilan ideas y comentarios de sus compañeros. A veces, se convierte en una lluvia de ideas a nivel de toda la empresa. Otras veces, es un gran aplauso por un trabajo bien hecho. 

Este ritual organizativo ofrece muchísimos beneficios. El plazo semanal genera motivación. Los equipos desean completar sus proyectos hasta el punto de poder compartirlos con toda la empresa. Además, crea una cultura donde los equipos aprenden unos de otros y se sienten cómodos, sin timidez, al promocionar sus proyectos más recientes. La retroalimentación se vuelve algo habitual, integrada en los flujos de trabajo semanales, en lugar de relegarse a las temidas evaluaciones anuales. En definitiva, rituales como estos no se tratan solo de compartir o de reconocimiento, sino de generar confianza.

Ya sea que le pidas a alguien que te pida la comida o que realice una tarea empresarial crucial, la confianza es esencial, pero no tiene por qué ser ciega. Los líderes pueden crear los sistemas y patrones necesarios para que los equipos colaboren eficazmente y rindan al máximo, sin necesidad de una supervisión constante.