Una rutina de domingo para empezar la semana con menos pendientes

Ben Meer propone una rutina de domingo para organizar la semana y comparte cinco ideas clave de su nuevo libro, How to Be Good at Life: Simple Systems to Achieve More and Stress Less (Cómo tener éxito en la vida: sistemas sencillos para lograr más y estresarse menos).

Ben es el creador de System Sunday, un boletín semanal sobre productividad y diseño de vida leído por más de 250,000 personas, según la presentación del autor en Next Big Idea Club. Es asesor ejecutivo para fundadores y directores generales, y anteriormente trabajó como consultor de gestión en Ernst & Young.

¿Cuál es la gran idea?

Solemos pensar que cuando algo no funciona en nuestra vida, la solución es esforzarnos más, ser más disciplinados, tener más fuerza de voluntad. Pero, muy a menudo, la mejor solución es cambiar los sistemas que nos rodean.

1. La vida moderna es demasiado compleja para resolverla solo con hábitos

La vida siempre ha sido difícil, solo que de maneras distintas. Para las generaciones anteriores, gran parte de la carga era física. Quizás tu abuelo realmente caminaba ocho kilómetros para ir a la escuela. Ahora, gran parte de la carga es cognitiva. El mundo moderno ha aumentado la comodidad, pero también la complejidad. Hemos obtenido acceso a una cantidad casi infinita de información, mientras que nuestra capacidad cognitiva sigue siendo limitada. Por eso, la vida hoy en día puede sentirse como dirigir una pequeña empresa que nunca te enseñaron a administrar.

Finanzas personales, horarios familiares, trámites interminables… son más cosas que las que cualquier cerebro puede manejar. Una de las principales soluciones que se nos ha dado para lidiar con toda esta complejidad son los hábitos. Y los hábitos son realmente poderosos: un estudio de Wendy Wood y sus colegas clasificó como habituales entre 35% y 43% de las conductas registradas, lo cual es de gran ayuda. Pero eso también significa que la mayor parte de lo que hacemos no es habitual, y mucho nunca lo será.

Algunos de nuestros proyectos creativos más ambiciosos, nuestro trabajo estratégico más importante y nuestras dinámicas relacionales no pueden convertirse en hábitos. O bien implican demasiados pasos o se realizan con muy poca frecuencia como para automatizarse. Y, sin embargo, la gente se desanima porque les han dicho que, con el tiempo, todo debería funcionar en piloto automático.

“La vida hoy en día puede sentirse como dirigir una pequeña empresa que nunca te enseñaron a administrar”.

Los hábitos son solo una herramienta dentro de un conjunto más amplio de herramientas sistémicas. Son excelentes para ciertos problemas, pero otras herramientas son mejores para otros. Una lista de verificación, por ejemplo, es perfecta cuando no quieres olvidar algo importante. Un plan de proyecto con hitos y plazos funciona de maravilla cuando estás remodelando una cocina o buscando un nuevo trabajo. No puedes resolver ese tipo de complejidad solo con hábitos.

No necesitamos abandonar nuestros hábitos. Simplemente necesitamos ampliar nuestro conjunto de herramientas, porque cuando disponemos de más herramientas, podemos afrontar la complejidad con mayor facilidad.

2. Arregla lo correcto, arregla casi cualquier cosa

Cuando algo sale mal, puede resultar tentador recurrir a una solución superficial en lugar de solucionar la causa raíz.

En la década de 1990, el mármol del Monumento a Lincoln se estaba deteriorando más rápido de lo esperado. El culpable evidente eran los excrementos de las aves. El monumento se limpiaba constantemente, lo que aceleraba aún más el desgaste del mármol. La solución propuesta consistía en colocar púas metálicas para ahuyentar a las aves.

Pero un biólogo llamado Donald Messersmith no se conformó con una solución superficial. Una tarde, se paró al pie del monumento, miró hacia arriba y formuló una de las preguntas más poderosas que se pueden hacer cuando algo no funciona: ¿Por qué? Y siguió preguntando:

• ¿Por qué se está deteriorando el mármol? Por limpiarlo demasiado.
• ¿Por qué tanta limpieza? Excrementos de pájaros.
• ¿Por qué están ahí los pájaros? Están comiendo arañas.
• ¿Por qué están ahí las arañas? Están comiendo mosquitos.
• ¿Por qué hay mosquitos ahí? Pululan al anochecer, atraídos por los focos.

En el relato de Meer, la solución fue encender las luces una hora después del pico de actividad de los mosquitos. Menos mosquitos significaban menos arañas. Menos arañas significaban menos pájaros. Menos pájaros significaban menos limpieza y menos erosión. Todo esto sin una sola y antiestética púa metálica.

Ese es el poder de llegar a la raíz del problema. Pero en nuestra vida diaria, solemos hacer lo contrario. Compramos más cajas de almacenamiento en vez de deshacernos de lo que no necesitamos. Borramos los mismos correos electrónicos cada mañana en vez de darnos de baja una sola vez. Si el mismo problema se repite, es señal de que debes seguir preguntándote por qué hasta que encuentres algo que puedas rediseñar. Mientras los demás limpian excrementos de pájaros, tú encontrarás la solución.

3. Crea el plan de juego con DRIVE

Una vez identificado el problema correcto, ¿cómo se construye un sistema para resolverlo?

Las empresas de alto rendimiento, los equipos campeones y los creadores prolíficos suelen seguir el mismo patrón. Se fijan una meta y luego crean un sistema que facilita su consecución. Con el tiempo, formalicé ese proceso en un marco de cinco pasos llamado DRIVE.

La forma más sencilla de explicarlo es con algo que viví en primera persona. Decidí que quería correr un medio maratón, a pesar de haber pasado la mayor parte de mi vida convencido de que correr era una tortura legalizada.

• D: Define.  Ten claro el objetivo y analiza qué podría impedírtelo. Mi objetivo era terminar un medio maratón. Los riesgos obvios eran lesionarme o que el trabajo me impidiera entrenar.
• R: Ingeniería inversa.  Un medio maratón son 21.1 kilómetros, así que trabajé hacia atrás desde el día de la carrera, aumentando gradualmente mi distancia.
• I: Implementar.  Aquí es donde el plan se vuelve real. En lugar de depender de la motivación, programé un plan de entrenamiento en mi calendario. La motivación es especialmente impredecible cuando la vida se complica.
• V: Validar.  Crear un ciclo de retroalimentación. Registré mis carreras para ver si el entrenamiento realmente estaba funcionando.
• E: Evoluciona.  Usa esa retroalimentación para mejorar el sistema. Mi energía se agotaba rápidamente cerca del final de las carreras largas, así que ajusté mi alimentación: comía más carbohidratos antes y llevaba geles energéticos conmigo.

Cuando empecé, corría tan despacio que las abuelas que caminaban a paso ligero con pesas en los tobillos me adelantaban sin problemas. Pero semana tras semana fui mejorando. Finalmente, terminé el medio maratón en un recorrido con muchas cuestas en Asheville en un tiempo del que me sentí muy orgulloso.

Eso es lo que hace un buen sistema. No tienes que ser un experto al principio. Necesitas un proceso que te ayude a mejorar. La vida nos presenta problemas, pero no siempre nos da un manual de instrucciones. DRIVE es una forma de crearlo.

4. Una rutina de domingo para simplificar tu semana

Antes me daban pánico los domingos. Llegaba la tarde del domingo y todas las reuniones, fechas límite, mandados y asuntos pendientes de la semana me abrumaban. Con el tiempo, me di cuenta de que gran parte de esa ansiedad era simplemente mi cerebro pidiendo un plan.

Así que empecé a reservar entre 30 y 60 minutos los domingos para organizarme para la semana. Definía mis prioridades y las anotaba en mi calendario. Esto me permite reservar tiempo para lo importante y detectar posibles problemas antes de que empiece la semana. Por ejemplo, si el martes tengo cuatro horas seguidas de reuniones, agrego un margen para ir al baño. O si me doy cuenta de que tengo dos compromisos a la vez, puedo solucionarlo con anticipación.

Invertir media hora el domingo puede hacer que las siguientes 167 horas y media de la semana transcurran mucho mejor. Pero hay otra parte del Sistema Domingo aún más poderosa: usar parte de ese tiempo para instalar un sistema que te facilite la vida en el futuro. Tal vez configures un gestor de contraseñas para dejar de tener que restablecerlas. Tal vez automatices el pago de un recibo. Tal vez crees un recordatorio recurrente para los cumpleaños.

“Una inversión de media hora el domingo puede hacer que las siguientes 167 horas y media de la semana transcurran mucho mejor”.

Imagina que una vez a la semana eliminas una frustración recurrente, automatizas una tarea repetitiva o facilitas un buen hábito. Al cabo de un mes, habrás logrado cuatro mejoras. Al cabo de un año, habrás conseguido docenas. En lugar de intentar rediseñar toda tu vida este fin de semana, elige una cosa. Hazla más fácil. Y la semana que viene, vuelve a intentarlo.

5. El diseño supera a la disciplina

Si sientes que la vida se complica más de lo normal en algún aspecto, intenta comprender la estructura subyacente. Como dijo el médico Paul Batalden, cada sistema está diseñado a la perfección para obtener los resultados que obtiene. Así que, si algo no funciona, analiza el sistema en lugar de culparte a ti mismo.

Digamos que estás agotado todo el tiempo. La interpretación desde un punto de vista de rasgos de personalidad es que tienes problemas para dormir. La interpretación desde un punto de vista sistémico podría ser:  tengo el celular en el buró, y eso me hace pasar 45 minutos más navegando por internet, lo que me quita horas de sueño.  Una vez que te das cuenta de esto, puedes cambiarlo. Quizás puedas cargar el celular en otra habitación y comprar un despertador tradicional. Lo que veías como un defecto de personalidad se convirtió en una oportunidad de diseño.

En lugar de culparte, siente curiosidad por la estructura subyacente al resultado. Comprender el sistema te permite rediseñarlo.

Este artículo  apareció originalmente  en  la revista Next Big Idea Club  y se reproduce con autorización.

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