¿Quieres ser más productivo? Estos trucos de Harvard pueden ayudarte

La lista de tareas es, casi siempre, la base de un sistema de productividad. Desde una lista en papel hasta una aplicación que envía recordatorios, es una herramienta flexible. Pero también puede abrir la puerta al mal uso o a cometer errores, aquí te contaremos algunos trucos para aumentar la productividad y facilitarte la vida.

“Veo a mucha gente que hace su lista de tareas a partir de su bandeja de entrada de correo electrónico o que la hace basada en vergüenza o culpa”, dice Rebecca Arnold, autora de The Rooted Renegade: Transform Within, Disrupt the Status Quo & Unleash Your Legacy.

“Por ejemplo, ‘Le debo esto a esta persona’. Basar una lista de tareas en la culpa ocurre porque muchos de nosotros no hemos encontrado sistemas que realmente funcionen y terminamos adoptando una postura muy reactiva”, explicó.

Otro error común en las listas de tareas es crearla de manera dispersa, basada en lo primero que se nos ocurre.

“Esas listas a menudo incluyen cosas que no nos apasionan profundamente y que no están conectadas a metas más grandes”, dice Arnold, quien asesora a la facultad de la Universidad de Harvard sobre liderazgo y productividad. “Están más enfocadas en los demás que en el impacto que queremos generar.”

Algunas personas ni siquiera tienen una lista porque les resulta abrumadora, afirmó Arnold. Sin embargo, si vuelves a pensar en crear listas de tareas, es posible evitar errores y aprovechar su poder.

Listas de tareas enfocadas en la energía

El primer paso es hacer un brain dump (vaciar la mente), escribiendo todo lo que tienes pendiente en un momento dado. Sacarlo de tu mente a papel o a una aplicación te ayuda a obtener una perspectiva más objetiva, de modo que puedas abordar las tareas de manera más estratégica.

Asegúrate de que tus tareas sean específicas para poder sentirte exitoso al ir tachándolas. Por ejemplo, una tarea específica podría ser organizar el esquema para la presentación, en lugar de crear toda la presentación.

Una vez que tengas tu lista, considera la cantidad de energía y enfoque que necesitas para completar cada tarea, asignando cada una a uno de los tres “contenedores de energía” que Arnold llama “rock star” (estrella de rock), “so-so” (más o menos) y “blah” (aburrido).

• “Rock star” es cuando estás en tu pico de energía y puedes concentrarte sin demasiada dificultad. Coloca en este grupo las tareas que requieren de un enfoque total. Podría ser redactar una propuesta importante o crear estrategias para el próximo trimestre o año. Este es el momento en que es más probable que entres en un estado de flujo, según Arnold.
• “So-so” es cuando puedes cumplir con algunas tareas, pero no estás en tu mejor momento. Se requiere algo de reflexión, pero las tareas son más rutinarias. Por ejemplo, este podría ser un buen momento para recopilar investigaciones para un proyecto o crear un gráfico para una presentación.
• “Blah” es generalmente cuando te encuentras en el bajón de la tarde. Este es el momento para tareas administrativas. Arnold dice que este es un buen momento para revisar el correo electrónico y hacer otras tareas que requieren poca energía mental.

“Al inicio de un bloque de trabajo, pregúntate: ‘¿En qué nivel de energía estoy ahora mismo?’” dice Arnold. “Así sabrás exactamente qué tareas abordar según tu nivel de energía. No perderás tiempo pensando, ‘¿Qué debo hacer ahora?’ Todo estará ahí, pero requiere que te revises a ti mismo primero.”

Errores en las listas de tareas

Uno de los riesgos de usar una lista de tareas tradicional en lugar de una lista basada en tu energía es que casi siempre nos inclinamos por hacer primero las tareas fáciles. De hecho, Arnold dice que muchos de nosotros pasamos tiempo haciendo cosas que deberían estar en nuestras listas de “so-so” y “blah”. Sin embargo, si estás en un estado de alta productividad, estarás desperdiciando tu energía.

“Pensamos, ‘Quiero sentirme exitoso, así que voy a hacer un montón de tareas pequeñas que alimenten mi dopamina’”, dijo Arnold. “Pero una vez que llegas al bajón después de la comida, te das cuenta de que no estás avanzando en ninguna de tus grandes tareas o metas.”

Las listas de tareas basadas en energía funcionan bien cuando se combinan con la técnica de time-blocking (bloqueo de tiempo), según Arnold. “Tienes que saber cuándo tienes tus bloques óptimos de trabajo y organizar tu calendario en torno a estos, si tienes control sobre él”, dice. “La mayoría de las personas tiene más control del que cree.”

Combatir las interrupciones

También es importante eliminar distracciones. “Con la presión de cosas como Slack, el correo electrónico y las notificaciones, puede ser muy desafiante no estar en un estado reactivo todo el tiempo”, explicó Arnold. “Para mis clientes de la facultad que saben que deben producir, la presión aumenta cuando no están avanzando en los proyectos importantes. No hacen progresos hasta que comienzan a ser más intencionales con algunas de estas prácticas.”

Si trabajas según tu energía, Arnold dice que tendrás más tiempo para tu familia, amigos y hobbies. “Te sentirás más satisfecho con tu trabajo y menos abrumado”, afirmó. “Sentirás que estás al mando de las cosas y tendrás más control… Con un sistema donde puedes decidir qué es lo más alineado contigo en ese momento, puedes empezar a tener más control y sentirte más exitoso cuando haces progresos.”