
Si usas Google Calendar como si fuera 2009, y simplemente anotas citas y te dejas llevar, descuidas tu productividad.
Mientras todos nos ahogamos en el ruido digital, lo mejor que puedes hacer es sacar tiempo real y útil. Estos cinco trucos son fáciles de implementar y convierten tu calendario básico en un copiloto sorprendentemente efectivo para la gestión del tiempo.
Así que, deja de programar y empieza a planificar.
1. Los atajos más fáciles
¿Sabes qué es menos eficiente que una conferencia telefónica de dos horas? Hacer clic constantemente en el botón “Crear” o arrastrar el ratón a la siguiente franja horaria disponible.
En lugar de eso, simplemente pulsa la tecla C del teclado.
El cuadro de creación de eventos aparece al instante, listo para que le pongas un título a tu reunión y selecciones una hora. Es básico, pero el ahorro de tiempo acumulado al no tener que arrastrar el puntero a la esquina izquierda de la pantalla por enésima vez no es insignificante.
Además, ya que estás ahí, pulsa la tecla T para volver directamente a la fecha de hoy. Consulta otros atajos útiles aquí.
2. Reserva tiempo para concentrarte
Todos tenemos una lista de tareas interminable. Necesitas dos horas para escribir ese informe, pero tu calendario es un mosaico de llamadas, recordatorios y sincronizaciones rápidas. Si no está en el calendario, no existe.
Reserva tiempo para trabajar al programar un evento Focus Time (tiempo para concentrarte). Ten en cuenta que, para que esto funcione, necesitarás una cuenta de Google Workspace para empresas, empresas, educación o organizaciones sin fines de lucro.

Antes, simplemente bloqueabas el tiempo. Ahora, Google Calendar tiene un tipo de evento específico: Focus Time. Es como un evento normal, pero te da la opción de rechazar automáticamente cualquier invitación conflictiva durante ese bloque.
Úsalo, aprovéchalo y consigue resultados.
3. Colorea tus eventos
Tu calendario de trabajo es un caos de eventos azules idénticos. ¿Ese punto azul es una reunión obligatoria del equipo o simplemente un recordatorio para reciclar? Tienes que hacer clic para saberlo.
En lugar de eso, asigna un color a tipos específicos de eventos.

Al editar un evento, cambia el color junto a tu nombre aproximadamente a la mitad de la ventana modal. Me gusta usar rojo para cualquier evento de “Finalización Imprescindible” o reunión externa, verde para asuntos personales y amarillo para asuntos internos de trabajo.
Ahora, cuando revisas tu semana, puedes ver al instante qué tipo de semana tienes: un indicador visual con código de colores que muestra tus compromisos.
4. Programa reuniones sin arrear gatos
Seamos honestos: lo peor de programar una reunión no es la reunión en sí, sino los cinco correos electrónicos y tres mensajes de Slack que se reciben antes, dedicados a la pregunta “¿Cuándo estás libre?”.
No eres un agente de reservas. Usa la función “Find a Time” (busca una hora).

Al crear un evento y añadir a tus invitados, haz clic en la pestaña “Find a Time” junto a “Detalles del evento”.
Google Calendar superpone al instante los horarios de tus invitados, para que puedas ver exactamente quién está ocupado, quién está libre y a qué hora. Arrastra el bloque del evento al primer espacio libre que les convenga a todos.
5. Incluye descansos
La pesadilla de la vida moderna en la oficina es un día entero de reuniones consecutivas de 30 minutos. No hay tiempo para comer. No hay tiempo para ir al baño. No hay tiempo para… bueno, para nada.
No pierdas el tiempo. En su lugar, ve a Configuración > General > Configuración del evento > Duración predeterminada y haz clic en la casilla “Reuniones rápidas”.

Este es un cambio sutil pero poderoso. Ahora, al crear un evento, se detiene automáticamente cinco o diez minutos antes de la hora.
Tú y tus asistentes tienen un descanso y la oportunidad de prepararse para la siguiente llamada. En un mundo descontrolado por las reuniones, es una pequeña victoria para la cordura.