Por qué deberías documentar tus procesos como emprendedor en solitario

Soy una apasionada de los procesos. Pero la mayor parte del tiempo, el conocimiento de “cómo funciona esto” solo existe en mi cabeza. Como empresaria individual, esto no suponía un gran problema… hasta que necesité colaborar con otras personas. 

La mayoría de los emprendedores individuales consideran la documentación de procesos como una tarea para otro día. Siempre hay algo más urgente, como una fecha límite con un cliente, facturas que enviar o una propuesta que presentar. Además, redactar documentación no es precisamente la tarea más emocionante. Y mucho menos una que genere ingresos. 

Lo más probable es que, en algún momento, necesites ayuda externa. Ya sea un contable, un gestor de redes sociales, un asistente virtual o cualquier otro tipo de profesional independiente, tendrás que explicar cómo funciona tu negocio. Y si no tienes nada documentado, tendrás que empezar de cero en el peor momento posible. Aquí te explicamos cómo evitarlo.

Comienza con el siguiente proceso en el que trabajes

No intentes documentarlo todo a la vez. Puede que te sientes con la intención de escribir sobre cada flujo de trabajo de tu empresa, pero la magnitud del proyecto te abrumará incluso antes de empezar.

Una mejor estrategia es seleccionar las tareas que más repites y documentarlas la próxima vez que las realices. Si envías facturas a tus clientes cada dos semanas, documenta los pasos la próxima vez que envíes una. Si programas publicaciones en redes sociales los lunes, anota tu proceso el lunes siguiente.

También puedes reservar un pequeño espacio de tiempo recurrente cada semana (como 15 o 20 minutos) para registrar el proceso semanal de una sola vez. Así fue como abordé mi proyecto de documentación al principio. En unos meses, tendrás una biblioteca de documentación cada vez mayor sin que te parezca un proyecto enorme.

La verdadera prueba de los emprendedores es el traspaso

Cuando eres la única persona en tu negocio, puedes improvisar con bastante facilidad. Sabes dónde encontrar las cosas y recuerdas las particularidades de cómo usar tus herramientas. Puedes saltarte pasos porque simplemente sabes cómo funcionan las cosas. 

Eso cambia en el momento en que recurres a ayuda externa. El conocimiento no documentado se convertirá rápidamente en un obstáculo, ya que la persona tendrá que acudir a ti en busca de una explicación. 

Tu documentación debe ser comprensible para alguien que nunca antes haya utilizado tus sistemas. Esto significa incluir: 

• Enlaces a las herramientas o documentos que utilizas.
• Capturas de pantalla de cómo se hacen las cosas .
• Un proceso claro paso a paso. 

Los videos cortos también pueden funcionar bien aquí (y a veces es más fácil mostrarle a alguien cómo hacer algo que explicarlo por escrito).

También he descubierto que necesito documentación para procesos que no utilizo con frecuencia. Incluso si solo lo hago yo, si es algo que realizo una vez al mes o al trimestre, podría olvidar cómo está configurado. Pero si documento el proceso, puedo consultarlo y seguir los pasos. 

IA eliminó la mayor excusa que tenían los emprendedores

La razón más común por la que los emprendedores individuales omiten la documentación es el trabajo que implica. Si detienes lo que estás haciendo para anotarlo todo, sientes que el trabajo se duplica. 

Pero la IA puede encargarse de la tediosa tarea de redactar documentación. Herramientas de grabación de pantalla como Loom y Scribe pueden convertir automáticamente una grabación de un tutorial en documentación escrita paso a paso. Simplemente realizas la tarea como de costumbre, te grabas y la herramienta genera la versión escrita. 

También he usado Claude para que me redacte procedimientos operativos estándar. Claude se conecta a las distintas herramientas que utilizo y, a continuación, me pide que escriba un resumen de cómo uso el conector. Guardo el resumen en mi Google Drive para tenerlo disponible la próxima vez que necesite repetir el proceso. 

Tú sigues conociendo tus procesos mejor que nadie. La IA simplemente se encarga de la parte que antes hacía que la documentación pareciera una tarea tediosa: sentarse a escribirlo todo.

Cuando lo necesites, te alegrarás de tenerlo

El año pasado, tuve que ausentarme de mi negocio durante varios meses por motivos de salud. En ese momento, dependí en gran medida de la documentación de las personas que me ayudaban durante mi ausencia. Muchos de mis procesos diarios ya estaban documentados, lo que facilitó enormemente la transición.  

Tu lista de procesos crecerá a medida que tu negocio crezca. Cada nueva herramienta, cliente o flujo de trabajo añade un proceso más que permanece en tu mente hasta que te tomas el tiempo para plasmarlo. Cuanto antes empieces, menos tendrás que hacer después.