Por qué empezar demasiados proyectos puede arruinar tu productividad

Todos creemos que podemos con todo: pasear al perro, contestar correos, estar en una junta al mismo tiempo y tener mil proyectos grandes. Hasta que llega el silencio incómodo cuando tu jefe te pide tu opinión y no escuchaste nada.

Se nota la limitación cuando quieres hacer mil cosas a la vez.

Pero como coach de gestión del tiempo, entiendo que el problema no solo radica en intentar hacer demasiadas cosas pequeñas a la vez. Las personas reducen drásticamente su eficacia cuando intentan realizar demasiadas tareas grandes simultáneamente; una tendencia que me gusta llamar “macrotareas”.

La macrotarea consiste en remodelar tu cocina mientras cambias de trabajo y cuidas de un bebé. O rediseñas el sitio web de tu empresa mientras lanzas un podcast y contratas personal para varios puestos de liderazgo.

Técnicamente es posible realizar varios proyectos grandes a la vez. Sin embargo, la sobrecarga de tareas puede paralizarte, ya que no sabes por dónde empezar. Y si empiezas, puedes acabar con muchos proyectos que se prolongan demasiado por falta de concentración.

Si te sientes abrumado por todos tus proyectos personales y profesionales pendientes, aquí tienes tres pasos para avanzar de manera más efectiva y eficiente.

Limita lo que empiezas

La primera clave para una gestión eficaz de grandes tareas es limitar la cantidad de proyectos nuevos que se inician en el mismo periodo de tiempo. Si se tiene un proyecto que requiere mucha energía, como una remodelación o el lanzamiento de un nuevo producto, conviene evitar comenzar otros proyectos importantes al mismo tiempo.

La fase inicial de cualquier proyecto implica una fuerte inversión de energía: investigar, definir pasos, reunir al equipo adecuado y tomar decisiones estratégicas sobre el rumbo a seguir. La mayoría de las personas solo puede hacerlo bien en una o dos áreas a la vez.

Una vez que tienes clara la dirección y puedes delegar parte del trabajo, entonces sí, llega el momento de enfocarte en un nuevo proyecto importante. Pero intentar arrancar tres o más al mismo tiempo suele ser una trampa. Te frena porque no puedes darle a cada uno la atención que merece, o te empuja a tomar decisiones apresuradas por falta de espacio para pensar.

Si limitar el número de proyectos que inicias te provoca ansiedad, planea con intención. Por ejemplo: “En octubre empezaré la remodelación; en noviembre, consideraré lanzar un podcast; y en diciembre, haré la planeación estratégica del rebranding”. Tener un calendario visible para tus ideas te permite mantener el enfoque en lo que realmente estás construyendo ahora.

Deja espacio para implementar

Las ideas son maravillosas. La planificación estratégica es excelente. Pero la implementación es lo único que realmente conduce a resultados.

Si otras personas realizan la mayor parte del trabajo en los proyectos, la macrogestión de tareas puede ser útil durante la fase de implementación. Una vez que hayas definido la dirección, otros la ejecutarán y podrán impulsar varios flujos de trabajo simultáneamente.  

Dicho esto, aún necesitarás reservar tiempo en tu calendario para revisar el trabajo y dar tu opinión. Esto significa tener reuniones semanales del proyecto o reservar tiempo para revisar lo que te enviaron y responder preguntas.

Si eres el principal responsable de la implementación, gestionar grandes tareas te resultará más difícil. En mi experiencia como coach de gestión del tiempo, normalmente no veo a las personas capaces de avanzar en más de dos o tres proyectos grandes cuando son ellas quienes realizan el trabajo más pesado.  

Si te encuentras en esa situación, tendrás que dosificar tus esfuerzos. Cada mes, define cuáles son los dos o tres proyectos en los que realmente puedes avanzar y concéntrate en ellos. Luego, tendrás que aceptar que los demás proyectos pueden progresar lento o quizás deban esperar hasta el mes siguiente para recibir tu atención.  

Finaliza el trabajo

Siguiendo estos dos consejos, podrás completar tus proyectos de forma constante. Sin embargo, observo que quienes realizan muchas tareas simultáneamente disfrutan comenzando proyectos, pero no les entusiasma terminarlos. Esto se traduce en una multitud de proyectos que nunca se completan.

Si te encuentras en esa situación, quizás debas establecer la regla de no empezar nada nuevo hasta que termines algunas de las tareas pendientes. Luego, elige algunos proyectos casi finalizados para dedicarles toda tu atención. Lo más probable es que, al tomar esta decisión, te surjan un sinfín de ideas. Resiste la tentación de empezar con ellas y, en su lugar, anótalas en una lista para los próximos meses.

Y si, a pesar de tus mejores intenciones de concentrarte en terminar los proyectos, no logras completarlos, busca ayuda. Tener una sesión de trabajo con un colega donde se comprometan a realizar tareas específicas, trabajar con un coach que te ayude a mantenerte responsable o contratar más personal. No hay nada de malo en pedir apoyo para finalizar los proyectos.

Vivir en varios proyectos grandes al mismo tiempo es posible con el enfoque adecuado. Prueba con estas estrategias para no sentirte tan abrumado.