5 maneras efectivas de diseñar y armar tu calendario de reuniones

Si tu estrés se eleva cuando ves que no tiene unas organización real en tu agenda y pendientes laborales diarios, tranquilo, hay métodos comprobados para diseñar y organizar tu calendario de trabajo. Una excelente forma de conseguirlo es concebir las reuniones laborales como un producto y hacer de ellas los mejores momentos para discutir temas esenciales y tener la información organizada.

Sobre este tema, Rebecca Hinds, experta en comportamiento organizacional y el futuro del trabajo, comparte 5 ideas clave contenidas en su libro “Your Best Meeting Ever: 7 Principles for Designing Meetings That Get Things Done“.

Reuniones que no son un mail

Existe la idea de que muchas reuniones de trabajo podrían quedarse en un mail. Sin embargo, pueden ser momentos con gran potencial para la retroalimentación, compartir ideas clave, un intercambio interesante de puntos de vista y para la toma de decisiones relevantes.

Aquí 5 maneras de hacer de las reuniones de trabajo una estrategia efectiva para el equipo, de acuerdo con Rebecca Hinds.

1. Trata tus reuniones como un producto

Las reuniones son el producto más importante de tu organización. Es donde se toman decisiones, se definen prioridades y se construye la cultura, por lo que su eficiente diseño es necesario, uno similar al que se realiza cuando se crea un producto nuevo.

2. Termina con tu deuda de reuniones

Una reunión recurrente aparece en tu calendario y, a menudo, se vuelve inmortal. Nadie recuerda quién la creó, por qué existe ni para qué sirve. Pero todos asisten semana a semana, mes a mes.

Para evitar el cúmulo de juntas, aplicar los “días del juicio final de reuniones” es esencial. Este es un método que permite recuperar hasta 11 horas por persona al mes. Dicha estrategia funciona por dos razones principales:

• Te sacan del statu quo. Las auditorías tradicionales de reuniones (evaluando una reunión a la vez) te mantienen defendiendo el desorden que ya ocupa tu calendario. Un “día del juicio final” te saca del piloto automático y te lleva al modo de pensar deliberado y esforzado que Daniel Kahneman llamó el pensamiento del Sistema 2.
• Aprovechan el efecto Ikea.  Las investigaciones demuestran que valoramos más las cosas cuando las construimos nosotros mismos, ya sea un escritorio de Ikea o un calendario recién rehecho. Cuando las personas rediseñan su propio calendario, lo valoran más. Lo protegen. Y evitan que se cuelen reuniones innecesarias.

3. Conviértete en un minimalista en las reuniones

Un “día del juicio final” es una forma radical de saldar la deuda de reuniones. Pero una purga única no es suficiente. Necesitas disciplina constante para mantener tu agenda organizada.

Los mejores productos del mundo son minimalistas. Piensa en Google o ChatGPT: una barra de búsqueda, una barra de mensajes, sin tonterías y sin desorden. Las reuniones deberían funcionar igual.

Pero el minimalismo no es parte de la naturaleza humana. Como han demostrado Bob Sutton y Leidy Klotz, los humanos tenemos una predisposición innata a acumular, lo que ellos llaman “enfermedad de la adición”. Cuando nos enfrentamos a un desafío, o al más mínimo indicio de incertidumbre, nuestro instinto nos dice que debemos sumar, añadir una reunión, incluir más asistentes y agregar más minutos.

“Las investigaciones muestran que las reuniones en las que se permanece de pie duran aproximadamente 25% menos que las que se realizan sentados”.

La buena noticia es que las investigaciones también demuestran que cuando las personas están predispuestas a la resta, la “enfermedad de la adición” puede disminuir. La gente empieza a pensar como diseñadores de productos minimalistas. En las reuniones, convertirse en minimalista significa aplicar esa mentalidad a cuatro dimensiones: la agenda, la duración, los asistentes y la frecuencia.

Consideremos la duración. Las reuniones sufren la Ley de Parkinson: el trabajo se expande hasta ocupar el tiempo que se le asigna. Si se le asigna una reunión de 60 minutos, casi siempre se utilizarán los 60 completos. Si se quieren reuniones más cortas y concisas, hay que protegerse activamente de la acumulación natural de relleno y divagaciones.

Pero no se trata solo de ahorrar tiempo. Estar de pie reconfigura nuestra manera de colaborar en las reuniones. Las investigaciones demuestran que las personas se vuelven menos territoriales. Cuando nos sentamos, es mi silla, mi espacio, mi territorio. La sala se divide en pequeñas parcelas. Pero cuando nos ponemos de pie, el espacio se comparte, al igual que nuestras conversaciones e ideas. Se trata menos de territorio y más de trabajo en equipo.

4. Aplica el pensamiento sistémico

Nos encanta culpar a las reuniones de todo lo que falla en el trabajo. Pero las reuniones no suelen ser la raíz del problema. Son el síntoma de un problema más profundo: un sistema de comunicación deficiente.

Piense en Apple. No diseñan productos de manera aislada. Cada pieza encaja en un ecosistema más amplio (hardware, software, servicios, experiencia de usuario), que se refuerza mutuamente. Las reuniones deberían funcionar igual: como parte de un sistema de comunicación, no como actos aleatorios de programación.

Durante la pandemia, el tiempo que las personas dedicaban a reuniones disfuncionales empeoró, incluso cuando las organizaciones adoptaron más herramientas digitales que nunca; aquellas que deberían haber reducido la necesidad de reuniones, pero no orientaron a las personas sobre cómo usarlas.

Cuando las personas no saben qué merece un correo electrónico, un documento, un hilo de Slack o una actualización asincrónica, recurren a las reuniones. Y lo hacen por dos razones.

En primer lugar, las reuniones son muy visibles. No se puede ver el pensamiento de alguien, no se puede ver su juicio, no se puede ver a alguien tomando buenas decisiones. Pero sí se puede ver a alguien en una reunión. Una agenda apretada transmite importancia. Así, las reuniones se convierten en teatro: una representación de productividad que a menudo no produce nada.

En segundo lugar, las reuniones captan la atención. Puedes ignorar un correo electrónico, revisar un documento más tarde o posponer un mensaje de Slack. Pero las reuniones son públicas; están limitadas a un horario específica; reclaman un espacio físico en tu calendario, y psicológicamente, eso crea un contrato social. Sientes que le debes a alguien tu asistencia. Las reuniones se convierten en la manera más rápida, directa y fiable de captar la atención de alguien.

Antes de poder arreglar tus reuniones, debes arreglar el sistema que las rodea. Empieza con la Prueba 4D. Una reunión solo debería existir si su propósito es:

• Decidir
• Debatir
• Discutir
• Desarrollar (tu mismo o tu equipo)

Lo demás (actualizaciones de estado, transmisiones, informes unidireccionales) no pasa la prueba 4D. Eso es pensamiento sistémico.

5. Innova con la tecnología

Ninguna tecnología es más transformadora ni más peligrosamente seductora que la IA. Aquí tienes dos maneras de usarla para mejorar tus reuniones, no solo hacerlas más efectivas:

• Calcula el tiempo de transmisión. Uno de los mejores predictores del rendimiento del equipo es el tiempo de transmisión equilibrado. Cuando el tiempo de transmisión es desigual, distorsiona nuestra percepción de las personas presentes. Los investigadores lo llaman la hipótesis del balbuceo: cuanto más habla alguien, más lo percibimos como líder, incluso si solo dice tonterías. La IA puede contrarrestar esto. Puede identificar quién domina el micrófono, descubrir quién está siendo aplastado y reorientar la conversación hacia un tono que no se vea distorsionado por la voz más fuerte.
• Conviértete en el abogado del diablo. Una de las mayores trampas en las reuniones es el pensamiento grupal. Estamos condicionados a creer que la lluvia de ideas funciona mejor en grupo. Sin embargo, las investigaciones revelan que las personas generan más ideas, y mejores, cuando primero piensan solas. Las primeras investigaciones demuestran que la IA puede ayudar a contrarrestar esto cuando introduce nuevas perspectivas, cuestiona suposiciones y rompe la tendencia hacia el consenso. La IA ni siquiera necesita tener razón para ser útil.