Cómo las limitaciones impulsan la creatividad y productividad en el trabajo

Usar limitaciones deliberadas y estrategias de simplificación te ayuda a concentrarte mejor, ser más 
productivo y fortalecer tu creatividad.

A continuación, David Epstein comparte cinco ideas clave de su nuevo libro Inside the Box: How Constraints Make Us Better (Dentro de la caja: Cómo las restricciones nos hacen mejores).

David es autor de los bestsellers del New York Times, Range y The Sports Gene. Ha trabajado como redactor sénior para Sports Illustrated y como periodista de investigación para ProPublica.

1. Haz visibles todos tus compromisos actuales

En un laboratorio de genómica, el personal se tomó el tiempo de escribir cada uno de sus proyectos actuales en notas adhesivas (un proyecto por nota) y las pegó en una pared. Inmediatamente se dieron cuenta de que tenían demasiados proyectos en marcha al mismo tiempo. El equipo del laboratorio comprendió la importancia de establecer prioridades.

Hacer visibles todos tus compromisos es un ejercicio útil. Esto se puede aplicar a asuntos personales, tareas profesionales o ambas. Al hacer un balance de todo, pregúntate: “Si tuviera que eliminar una de estas cosas en los próximos 90 días, ¿cuál sería?”. Esto no significa que tengas que descartarla para siempre, sino que quizás puedas posponerla, ya que las limitaciones pueden ayudarte a clarificar tus prioridades y fortalecer tu creatividad. De eso se trata este ejercicio. La mayoría de las personas o equipos que lo hacen se dan cuenta de que están sobrecargados de compromisos y que muchas tareas de prioridad media compiten con las de máxima prioridad.

A las personas nos cuesta mucho deshacernos de cosas. Así que piensa en este ejercicio como una auditoría de sustracción. Tenemos algo llamado “sesgo de negligencia sustractiva”, lo que significa que pasamos por alto soluciones que implican eliminar cosas. Haz esto con regularidad para reducir activamente tus obligaciones en lugar de acumular más.

2. Agrupa tus correos electrónicos

La psicóloga Gloria Mark ha dedicado dos décadas a observar a las personas en el trabajo para comprender sus actividades diarias. En uno de sus estudios más recientes, descubrió que los oficinistas revisan su correo electrónico unas 77 veces al día, en promedio. Esto conlleva una menor productividad, creatividad afectada y un mayor estrés.

Nuevas evidencias sugieren que este cambio constante de tareas podría incluso afectar la función inmunológica, pero sabemos que también influye en el estrés porque la alternancia frecuente de tareas reduce la calidad y el ritmo del trabajo. Se logra menos y el trabajo no se realiza con la misma calidad.

Al Dr. Mark le gusta describir el cerebro como una pizarra blanca: al realizar una tarea, escribes en ella, y al cambiar de tarea, borras, pero queda un residuo que interfiere ligeramente con la siguiente. Al alternar entre tareas constantemente durante todo el día, acumulas ese residuo y disminuyes tu capacidad cognitiva para cada tarea posterior. Esto no significa que no puedas responder tus mails, pero considera dividirlos en uno, dos o tres bloques al día. Lo que debes evitar es cambiar de tarea continuamente. De hecho, si puedes agrupar tu trabajo en general, esto puede ayudarte a aumentar la productividad, creatividad y reducir el estrés.

Si te resulta difícil concentrarte en una sola tarea, al empezar el día, dedica 30 minutos a trabajar sin interrupciones, céntrate exclusivamente en tu tarea más importante. Poco a poco, puedes aumentar el tiempo antes de revisar tu correo electrónico. Lo ideal es que, con el paso de los días, puedas organizar todas tus tareas para que cada una se realice en su propio bloque de tiempo dedicado a una sola tarea. Esto aumentará tu productividad y te hará sentir menos estresado al final de tu jornada laboral diaria.

3. Bloquea la solución habitual.

Este podría ser el mejor estímulo para la creatividad. Al bloquear la solución que sueles elegir, te ves obligado a pensar de maneras diferentes. Los psicólogos lo llaman “restricción de exclusión”, lo cual quiere decir que impides el camino habitual para forzar una acción distinta.

Como ha dicho el científico cognitivo Daniel Willingham, puedes creer que tu cerebro está hecho para pensar, pero en realidad está hecho para evitar que tengas que pensar siempre que sea posible.

Pensar consume mucha energía, así que tu cerebro tiende a hacer lo más fácil. Cuando te enfrentas a un problema o una tarea, tu cerebro optará por lo que los psicólogos cognitivos llaman “el camino de menor resistencia”, es decir, algo conveniente o habitual.

Pero si quieres mejorar tu creatividad, debes bloquear esa opción por defecto. A veces, la necesidad la bloquea, y por eso decimos que la necesidad agudiza el ingenio. Cuando no hay opción fácil, te ves obligado a ser ingenioso. Pero si simplemente quieres ser más creativo, reflexiona sobre lo que haces y detén esa acción.

Permíteme explicarte cómo apliqué esto en algunos de mis trabajos. Al escribir este libro, comenzaba cada capítulo anotando lo primero que se me ocurría. Pero luego me decía: “¡Táchalo! No puedo usar esto como punto de partida. Tengo que encontrar otra cosa”. Era molesto e inconveniente, pero me obligaba a reflexionar profundamente sobre cuál era realmente el mejor lugar para comenzar el capítulo, y no simplemente lo primero que se me ocurría.

“Cuando no hay opción fácil, te ves obligado a hacer algo ingenioso”.

Sea cual sea tu tarea, no te decidas por la solución de siempre. Quizás, en el trabajo, podrías plantearte: “Si no pudiéramos recomendar lo habitual en nuestra próxima reunión con el cliente, ¿qué haríamos en su lugar?”. Incluso si al final optas por la solución de siempre, puede valer la pena explorar los resultados de esta pregunta antes de decidir. Verás que este ejercicio tendrá un impacto positivo en tu creatividad.

4. Empieza por la caja

Este consejo viene de Tony Fadell. Es conocido como el “padre del iPod” porque fue el diseñador principal del ese dispositivo y luego cofundó la empresa de termostatos inteligentes Nest.

El principal consejo que les da a los emprendedores es que empiecen por redactar el comunicado de prensa antes de embarcarse en el proyecto. De hecho, en Nest, hizo que el equipo creara un prototipo de la caja antes de tener el producto. Dijo: “Esto nos obligará a priorizar lo que intentamos decir al usuario final. Nos obligará a aclarar qué es lo que queremos comunicar, a decidir cuáles son las prioridades y a optimizar nuestra creatividad”.

De igual manera, sugiere que los emprendedores redacten un comunicado de prensa de una sola página como si su proyecto ya estuviera terminado. La pregunta clave es: ¿Cómo quiero que se vea? ¿Qué problema resuelve? ¿Qué espero que la gente diga al respecto cuando esté listo? Esto define el alcance del proyecto. De repente, tienes una guía sobre la cual trabajar. No significa que no puedas modificarla, pero si lo haces, serás consciente de que tomas decisiones meditadas. Esto puede mantener el proyecto controlado y enfocado.

Lo probé personalmente, aunque solo fuera para algunos proyectos personales. Me pareció un ejercicio útil que te obliga a analizar el porqué de tus acciones, a definir tu teoría, a visualizar el resultado final y a establecer prioridades. Algunos lo ven como trabajar a la inversa. Este tipo de limitaciones pueden resultar molestas porque, como dice Fadell, fijar límites desde el principio te ralentiza, pero son poderosas porque te obligan a planificar con antelación.

Me inspiré en Fadell porque mis libros anteriores se habían extendido demasiado, así que esta vez hice un esquema estructural completo en una sola página. Intenté desafiar mi propio sistema escribiendo lo más breve posible, pero este ejercicio me obligó a priorizar sin piedad. Como resultado, esta fue la primera vez que no escribí un 50% más de la extensión asignada para un libro. Aunque redactar este esquema me ralentizó al principio, estableció límites que me permitieron escribir muy rápido cuando llegó el momento de la ejecución. Entregué el libro antes de tiempo, algo insólito para mí que me permitió además fortalecer mi creatividad.

5. Establece reglas de “satisfacción” y cúmplelas

El término “satisfactorio” fue acuñado por Herbert Simon, premio Nobel de Economía y uno de los fundadores de la IA y la psicología cognitiva. Es una combinación de “satisfacer” y “suficiente”.

Simon descubrió que los humanos no podemos optimizar nuestras decisiones como lo predice la teoría económica clásica, debido a nuestra limitada capacidad para evaluar diferentes opciones y predecir el futuro. Por lo tanto, debemos conformarnos con seleccionar opciones suficientemente buenas.

También sugirió que deberíamos establecer proactivamente reglas que consideremos aceptables para nuestras decisiones, y una vez superadas, optar por la opción deseada sin mirar atrás. Quizás la decisión, compra o cualquier otra cosa que tomes exceda con creces esos límites aceptables, pero una vez que los superas, te quedas con ella. Si vas a realizar una compra, defines qué necesitas que haga el artículo, y una vez que encuentras la opción adecuada, la eliges y sigues adelante.

Lo opuesto a la satisfacción es lo que se llama “maximizar”. En este caso, se trata de evaluar todas las opciones y tomar la mejor decisión. Es como cuando encuentras algo que te gustaría ver en Netflix, pero como podría haber algo mejor, sigues buscando. Las aplicaciones de citas son un ejemplo claro: encuentras a alguien que te gusta, pero decides seguir deslizando el dedo, porque ¿quién sabe qué te depara el futuro?

“Quienes buscan maximizar sus resultados están menos satisfechos con sus decisiones.”

Las investigaciones psicológicas demuestran que ser un maximizador casi siempre es perjudicial. Los maximizadores están menos satisfechos con sus decisiones, con su vida y son mucho más propensos al arrepentimiento. Prefieren las decisiones reversibles, incluso cuando terminan siendo más felices con decisiones irreversibles. El simple hecho de tener siempre opciones abiertas los lleva a cierto grado de infelicidad.

En este mundo, donde nunca ha sido tan fácil comparar cada decisión y aspecto de la vida con un número casi infinito de otras personas y otras opciones, a todos nos vendría bien un poco más de satisfacción. Es importante para nuestro bienestar reflexionar sobre lo que consideramos suficientemente bueno y establecer reglas que nos sean suficientes.

El propio Simon usaba la misma marca de calcetines. Siempre tenía una boina y solo compraba una nueva cuando la que tenía se desgastaba. Le decía a su hija que una persona solo necesita tres conjuntos de ropa: uno puesto, uno guardado en el armario listo para usar y otro en la lavadora. Desayunaba lo mismo todos los días.

Vivió en la misma casa durante 46 años. Su famosa frase fue: “Lo mejor es enemigo de lo bueno”. Casi se le podría acusar de tener estándares bajos si no hubiera ganado los máximos galardones en psicología, informática y economía.

Simon reconoció que, al conformarse con una solución satisfactoria, se ahorra deliberadamente capacidad cognitiva para otras áreas donde realmente importa.