Cómo decir que no a proyectos que hacen perder el tiempo

Todas las personas que conozco están ocupadas. Dedican muchas horas de trabajo saltando de una reunión a otra, redactando informes, participando en tareas internas y de cara al cliente. No hay mucho tiempo de descanso. Sin embargo, toda esa ocupación no necesariamente equivale a producción.

Con frecuencia, haces lo próximo que tienes delante sin pensar en los costos asociados al trabajo. Cada vez que te involucras en una tarea, esta tiene un costo real. Está la cantidad de dinero que la empresa paga por tu tiempo, además de cualquier otro recurso que consumas al realizar el trabajo. (En esta era de la IA, el costo de los tokens que usas para hacer tu trabajo puede acumularse rápidamente). También están los costos de oportunidad: la medida en que una tarea determinada que estás haciendo desplaza otras cosas que podrías haber hecho con ese tiempo.

¿Qué puedes hacer para asegurarte de mantenerte enfocado en las cosas que deberías estar haciendo y ser más efectivo al decir no a las tareas que no deberían estar en tu lista?

EMPIEZA CON EL ANÁLISIS DE COSTO-BENEFICIO

De entrada, es importante tener claro el costo real de hacer algo que se siente como una pérdida de tiempo, así como los beneficios potenciales de realizar el trabajo. Haz una evaluación realista de cuánto tiempo tomará la tarea para poder señalar lo que le cuesta a tu empresa que tú hagas ese trabajo. También debes tener claro qué no se hará si asumes esa tarea.

Sin embargo, antes de decir que no, considera también los beneficios de hacer la tarea. Algo que puede parecer una pérdida de tiempo podría hacer que un cliente se sienta mejor respecto al trabajo que haces para él, de maneras que rendirán frutos más adelante. Realizar un trabajo determinado podría hacer que alguien más en tu organización te note de manera positiva, lo cual podría beneficiarte después. Así que no te enfoques solo en los costos.

Sin embargo, si el trabajo realmente parece una pérdida de tiempo, empieza con una conversación breve con la persona que te pidió hacerlo. Expón los costos como los ves, así como los beneficios. Antes de negarte rotundamente a hacer la tarea, pregunta qué se te está escapando. Puede que haya un beneficio oculto en el trabajo que no habías considerado. No querrás rechazar una tarea que en realidad podría beneficiarte a ti o a la empresa de maneras importantes.

¿CUÁL ES LA ALTERNATIVA?

Al considerar si decir que no, piensa un poco en la alternativa. ¿Es esta una tarea que alguien tendrá que hacer de todos modos? Si tú no la haces, ¿quién lo hará? ¿Hay alguien más que pueda hacerla?

Esta pregunta a veces puede facilitar decir que no a algo. Si eres un empleado con un salario razonablemente alto y te piden hacer un trabajo rutinario, puede tener mucho más sentido que alguien que gana menos lo asuma (incluso bajo tu supervisión) para que el costo de hacer el trabajo se ajuste al valor del mismo. Ese puede ser un argumento convincente para decir que no.

Parte de este cálculo también debería incluir una discusión sobre si la tarea necesita hacerse en absoluto. Con frecuencia, hay cosas que se le piden a la gente porque cierto proceso siempre se ha hecho de cierta manera. Eso no significa que tenga que hacerse así. Puede que existan formas de optimizar un flujo de trabajo sin disminuir la calidad del mismo. Las tareas que parecen una pérdida de tiempo son candidatas potenciales para recortar.

DEJA QUE SE VEA TU VALOR

Las personas con un alto grado del rasgo de personalidad de la amabilidad suelen aceptar cualquier tarea que se les asigne. Lo hacen porque no quieren generar una confrontación con quien hizo la solicitud. En el momento, eso mantiene la armonía en la relación. Este punto es particularmente importante, porque las mujeres tienden a ser, en promedio, más amables que los hombres, por lo que pueden terminar cargando con más trabajo de bajo valor que los hombres.

Lamentablemente, con el tiempo existe una posible consecuencia negativa de aceptar hacer tareas simples. Si terminas siendo la persona a la que siempre se recurre para trabajos rutinarios, otros pueden verte como un caballo de batalla que no necesariamente destaca en situaciones importantes. Eso puede limitar tus oportunidades de ascenso y hacer que no se te asignen los proyectos más codiciados.

Decir que no a tareas que hacen perder el tiempo puede ser difícil, en especial si eres muy complaciente. Defender el valor de tu tiempo hará que ese valor sea visible para el resto de tu equipo. Cuando dices que no, obligas a los demás a reconocer que tu conocimiento y tus habilidades son demasiado valiosos para dedicarlos a tareas que otra persona podría hacer. Los beneficios de proteger tu tiempo valen la incomodidad a corto plazo de decir que no.